Jahreswechsel in Comatic

1 – 20.12.20xx / neues Geschäftsjahr eröffnen, Buchungszeitraum bestimmen

neues Geschäfsjahr erstellen
Buchungszeitraum bestimmen

1.1 – Ein neues Geschäftsjahr eintragen

Erstellen Sie unter Optionen > Firmeneinstellungen über den Button [Neues Jahr] ein neues Geschäftsjahr. Die Einstellungen werden analog denen vom Vorjahr übernommen. Ein neues Geschäftsjahr können Sie jederzeit erstellen.

Sie können auch über die Jahreszahl in der Symbolliste ein neues Geschäftsjahr <Neu…> eröffnen.

Unter Optionen > Firmenstellungen >Buchhaltung können Sie den Buchungszeitraum vom aktuellen Geschäftsjahr / zu Ende gehenden Geschäftsjahr eingrenzen. Geben Sie unter «Buchungen bis» z.B. den 31.01.20xx vom neuen Jahr ein.

Diese Einstellung bewirkt, dass Sie Buchungen von Januar 2023 im neuen Jahr buchen können ohne das aktuelle Geschäftsjahr 2022 zu wechseln.

Wird dieser Eintrag nicht vorgenommen, erscheint in Comatic eine Hinweismeldung, dass die Buchung ausserhalb des erlaubten Zeitraums ist. Je nach Benutzerberechtigung kann die Buchung trotzdem gemacht werden, ohne das Jahr zu wechseln.

💡 HINWEIS
Benutzer mit «Hauptbenutzer»-Berechtigung können das Buchungsdatum übersteuern.

2 – 31.12.20xx / alle Belege vom alten Jahr erfassen / zahlen, Inventar

Debitoren: Rechnungen erfassen, OP-Liste Debitor drucken
Kreditoren: Rechnung erfassen, zahlen, OP-Liste Kreditor drucken
Personal: Lohnabrechnungen evtl. Gratifikation erfassen, zahlen, div. Dokumente/Listen drucken, Lohn-Einstellungen erfassen
Logistik: Inventar bereinigen, drucken

2.1 – Debitoren

2.1.1 – Debitoren-Rechnungen erstellen

Alle im alten Jahr erbrachten Leistungen müssen bis Ende Jahr verrechnet werden.

2.1.2 – OP-Liste / Kontrolle Debitoren-Konto und Saldo Bankkonto

Erfassen Sie alle Debitorenzahlungen mit Valutadatum des alten Jahres, die auf dem Bankauszug per Ende Dezember sind.

Nehmen Sie die OP-Liste Debitoren (Debitoren > Debitorenliste) in die Seitenansicht und kontrollieren Sie den Saldo mit dem Hauptbuchkonto Debitoren (Hauptbuch > Konten) - diese beiden Saldi müssen übereinstimmen. Wenn alles korrekt ist, drucken Sie die OP-Liste für den definitiven Abschluss aus.

Kontrollieren Sie anhand dem Schlusskontoauszug der Bank die Kontensaldi und nehmen Sie die nötigen Abschlussbuchungen in der Finanzbuchhaltung vor.

Wenn die OP-Liste nicht stimmt: Massnahmen für OP-Differenzen

2.2 – Kreditoren

2.2.1 – Rechnungsabgrenzungen TA (Ertrag) und TP (Aufwand) / Kreditor-Rechnungen erfassen Debitoren-Rechnungen erstellen

Erfassen Sie alle Kreditorenrechnungen bis Ende Jahr. Beachten Sie, dass Sie Rechnungen, deren Aufwände bereits das neue Jahr betreffen mit einem Datum im neuen Jahr eingeben. Wir empfehlen Ihnen ein Datum ab dem 03.01.20xx.

Um eine gute Übersicht zu gewährleisten sollte die Eingangsbilanz per 01.01.20xx, die Transitorischen Rückbuchungen per 02.01.20xx und alle «normalen Buchungen» ab dem 03.01.20xx gebucht werden.

2.2.2 – Zahlungen frühzeitig ausführen

Müssen noch Kreditorenzahlungen im alten Jahr ausgeführt werden, sollten diese frühzeitig an die Bank übermittelt werden, damit die Zahlung vor den Festtagen ausgeführt werden kann.

2.2.3 – OP-Liste/Kontrolle Kreditoren-Konto

Nehmen Sie die OP-Liste Kreditoren (Kreditoren > Kreditorenliste) in die Seitenansicht und kontrollieren Sie den Saldo mit dem Hauptbuchkonto Kreditoren (Hauptbuch > Konten) - diese beiden Saldi müssen übereinstimmen. Wenn alles korrekt ist, drucken Sie die OP-Liste für den definitiven Abschluss aus.

Erfassen Sie alle Kreditoren-Rechnungen, die noch das alte Jahr betreffen.

❌ ACHTUNG
Beachten Sie, dass die Mehrwertsteuer-Abrechnung des 4. Quartals nochmals eine letzte Buchung in die Kreditorenbuchhaltung erstellt.

Wenn die OP-Liste nicht stimmt: Massnahmen für OP-Differenzen

2.3 – Massnahmen für OP-Differenzen

Sollte die OP-Liste der Debitoren und Kreditoren nicht mit der Finanzbuchhaltung übereinstimmen, können Sie die untenstehenden drei Kontrollen vornehmen.

2.3.1 – Eingangsbilanz

Kontrollieren Sie als erstes ob die Eingangsbilanz mit der OP-Liste per Ende Vorjahr übereinstimmt. Stimmt diese nicht, erstellen Sie die Eingangsbilanz neu.

2.3.2 – Direkt-Buchungen

Ein weiterer Grund für Differenzen sind Direkt-Buchungen auf den Debitoren oder Kreditoren Konten. Um die Direkt-Buchungen zu suchen, listen Sie unter Hauptbuch > Konten alle Buchungen des Kontos (Debitoren und Kreditoren) vom Geschäftsjahr auf und sortieren diese nach Namen. Klicken Sie dazu auf die Spalte «Namen».

Buchungen ohne einen Namen sind Direkt-Buchungen. Diese Buchungen müssen gelöscht und nochmals korrekt über die Hilfsbücher (Debitoren und Kreditoren) gebucht werden.

2.3.3 – Integritäts-Check

Bestehen immer noch Differenzen, führen Sie den Integritäts-Check unter Hauptbuch > Integritäts-Check durch. Vor allem die gelb markierten Kategorien führen zu Differenzen zwischen den Hilfsbüchern und der Finanzbuchhaltung.

Fehler in der Debitoren-Buchhaltung können Sie korrigieren, indem Sie die Zahlung der entsprechenden Rechnung stornieren und neu der mit Rechnung verknüpfen. In der Kreditoren-Buchhaltung müssen Sie die Zahlung löschen und neu buchen.

2.4 – Hauptbuch

2.4.1 – MWST-Abrechnung

Beachten Sie, dass die MWSt-Abrechnung vom 4. Quartal nochmals eine letzte Buchung in die Kreditorenbuchhaltung erstellt. Sollte es beim Abschluss nach der MWSt-Abrechnung von 4. Quartal noch Salden auf den drei Steuerkonten haben, müssen Sie folgendes machen:

Abrechnung vereinbart:

Buchen Sie die Salden auf ein MWSt-Hilfskonto/Abrechnungskonto um und dann per 02.01.20xx zurück auf ein oder beide Vorsteuer Konten (auch wenn es sich um Umsatzsteuer handelt). So bringen Sie die Mehrwertsteuer vom alten ins neue Jahr.

❌ ACHTUNG
Wenn Sie ein Geschäftsjahr haben, das nicht mit dem Kalenderjahr übereinstimmt, müssen Sie diese manuelle Saldierung der Steuerkonten zwei Mal pro Jahr machen. Per 31.12.xx und per Ende von Ihrem Geschäftsjahr.

Abrechnung vereinnahmt:

Stellen Sie sicher, dass die Salden mit der MWSt der OP übereinstimmt. Wenn nicht, buchen Sie die Differenz wie oben beschrieben aus.

2.4.2 – Gesamtrechnung

Vergleichen Sie unter Hauptbuch > Gesamtrechnung den Gewinn/Verlust auf der Bilanz und der Erfolgsrechnung. Falls auf der Bilanz und Erfolgsrechnung nicht der gleiche Gewinn/Verlust ausgewiesen wird, öffnen Sie die Zusatzrechnung. Auf der Zusatzrechnung ist wichtig, dass alle Konten saldiert sind. Auch Kontroll-Konten müssen immer saldiert sein. Bringt Sie die Kontrolle der Zusatzrechnung nicht weiter, führen Sie den Integritäts-Check durch.

2.5 – Personal

2.5.1 – Lohnzahlungen frühzeitig ausführen

Ebenfalls sollten sämtliche Lohnzahlungen (inklusive Gratifikation und 13. Monatslohn) erstellt, verarbeitet und frühzeitig an die Bank übermittelt werden, damit die Zahlung vor den Festtagen ausgeführt werden kann.

2.5.2 – Lohnausweis

Nach der letzten Lohnabrechnung die Lohnausweise erstellen und den Mitarbeitenden zustellen.

2.5.3 – AHV-/UV-Abrechung

AHV- und UV-Abrechnungen drucken, kontrollieren und die Dokumente archivieren.

2.5.4 – Lohn-Einstellungen

Die Lohn-Einstellungen für das neue Jahr müssen zwingend vor der ersten Lohnabrechnung im neuen Jahr gemacht werden.

Fügen Sie unter Personal > Lohn-Einstellungen mit dem Plus (+) das neue Jahr hinzu und downloaden Sie die neuen Lohn-Einstellungen (AHV-/ALV-Sätze, Höchstlohn, etc.). Prüfen Sie ebenfalls den NBUV-% und passen Sie diesen, wenn nötig an.

💡 HINWEIS
Können Sie die Lohn-Einstellungen für das neue Jahr nicht herunterladen, führen Sie zuerst im Menü Datenbanken > Software-Konfiguration ein Online Update aus.

2.5.5 – Zeitkonto Jahresanspruch vortragen

Im Menü Personal > Personalstamm im Register «Personalien» erfassen Sie den Urlaubsanspruch in Tagen pro Jahr. Dieses Feld stellt nicht den aktuellen Urlaubssaldo dar, sondern den vertraglich vereinbarten Jahresanspruch. Der Saldo selbst wird im Zeitkonto (ohne Modul Zeiterfassung manuell und mit dem Modul Zeiterfassung automatisch) geführt.

Mit dem Button [Vorjahre löschen/saldieren] werden die Zeitbuchungen (Stunden und Urlaubstage) saldiert und per 31.12.20xx des Vorjahres als Saldo eingetragen. Die Detailbuchungen werden entsprechend gelöscht und der Jahres-Urlaubsanspruch für das neue Jahr wird per 01.01.20xx eingefügt.

Der Button [Jahresanspruch vortragen] hingegen löscht keine Buchungen des Vorjahres, sondern trägt lediglich den Jahres-Urlaubsanspruch per 01.01.20xx des aktuellen Jahres ein.

Die Tabelle unter Personal > Personalstamm > Zeitkonto ist die gleiche Tabelle wie unter dem Modul Zeiterfassung > Mitarbeiter. Wenn Sie das Modul Personal nicht lizensiert haben, müssen Sie den Jahresanspruch vom Urlaub manuell in die Tabelle Zeiterfassung > Mitarbeiter eintragen.

2.6 – Logistik

2.6.1 – Inventar

Für einen ordnungsgemässen Geschäftsabschluss muss zu einem Stichtag 31.12.20xx eine Inventur (Logistik > Inventar) durchgeführt werden. Die entsprechende Inventarliste kann aus Comatic gedruckt werden und auch allfällige Bestandsabweichungen können gebucht werden.

❌ WICHTIG
Die Inventarliste kann nicht rückwirkend erstellt und gedruckt werden.

2.6.2 – Selektionen

Sie können jeweils auswählen, ob sämtliche lageraktiven Artikel angezeigt werden sollen oder nur jene mit einem Bestand grösser null, gleich null oder einem Minusbestand.

In der Liste wird der Artikel mit der Variante sowie der zugeteilten Klasse angezeigt. Weiter sind der Lagerbestand und der Lagerwert gemäss Artikelstamm ersichtlich. Das Total entspricht dem Lagerbestand multipliziert mit dem Lagerwert. Der Inventarwert ist der bewertete Lagerwert gemäss der eingegebenen Prozentzahl im Feld «Bewertung in %».

Wenn Sie auf die Schaltfläche «Öffnen» drücken, wird der Artikelstamm des entsprechenden Teils eingeblendet. Alle Angaben können eingesehen und mutiert werden. Im Hintergrund bleibt das Inventar-Programm geöffnet. Alle Änderungen werden sofort nachgeführt.

Ist die Inventur durchgeführt und es müssen Bestandskorrekturen vorgenommen werden, können die korrekten Bestände direkt in die Spalte «Lagerbestand» geschrieben werden. Bei Artikeln mit Journalführung wird ein entsprechender Journaleintrag «Inventarkorrektur» generiert.

Die Buchung der Bestandsänderung erfolgt manuell gemäss Inventarliste in der Finanzbuchhaltung.

3 – 01.01.20xx / Eingangsbilanz

Eingangsbilanz

3.1 – Hauptbuch

3.1.1 – Eingangsbilanz

Damit Sie sofort weiterarbeiten können, übernehmen Sie als erstes die Saldi der Bilanzkonten per 31.12.20xx. Die Eingangsbilanz können Sie automatisch über Hauptbuch > Eingangsbilanz oder Hauptbuch > Rapporte und den Button [Eingangsbilanz] erstellen.

Kontrollieren Sie, ob im Feld «Eingangsbilanz aus Firma» der korrekte Mandant angegeben wird. Wenn nicht, klicken Sie auf den Button [Durchsuchen], um die entsprechende Firma auszuwählen. Als Geschäftsjahr wird das vorgehende Jahr angewählt und das Buchungsdatum per 01.01.20xx vom neuen Jahr. Bestätigen Sie anschliessend die Angaben mit dem Button [Ausführen].

💡 HINWEIS
Ist der Vorjahresgewinn/-verlust im Vorjahr noch nicht verbucht worden, müssen Sie den Eingangsbilanz-Rapport saldieren, damit das Kontrollkonto keinen Saldo ausweist. Haben Sie den Vorjahresgewinn/-verlust bereits verbucht fahren Sie bei Kapitel 4 fort.

Die erstellte Eingangsbilanz finden Sie unter Hauptbuch > Rapporte. Buchen Sie diese mit dem Button [Rückbuchen] zurück.

Öffnen Sie den Rapport und saldieren Sie diesen über das gewünschte Konto (bspw. «2970 -Gewinnvortrag oder Verlustvortrag» oder das Konto was in Ihrer Buchhaltung dafür verwendet wird).

Schliessen Sie den Rapport und verbuchen Sie diesen über den Button [Prov. Verbuchen]. Dadurch werden die Buchungen wieder auf die Konten geschrieben.

Wenn alle Buchungen im alten Jahr erfasst wurden und der Abschluss definitiv ist, wechseln Sie ins neue Jahr. Wählen Sie unter Hauptbuch > Rapporte den anfangs Jahr erstellten Eingangsbilanz-Rapport. Diesen müssen Sie nun rückbuchen und anschliessend löschen.

Jetzt übernehmen Sie die Bilanzzahlen aus dem Vorjahr nochmals (siehe oben). Dann können Sie den Rapport definitiv verbuchen.

4 – 02.01.20xx / Rechnungsabgrenzung TA und TP

Rückbuchungen TA und TP

4.1 – Hauptbuch

4.1.1 – Rechnungsabgrenzungen TA (Ertrag) und TP (Aufwand)

Die Rechnungsabgrenzungen TA und TP können Sie unter Hauptbuch > Rückbuchungen oder Hauptbuch > Rapporte und den Button [Rückbuch. TA/TP] automatisch im neuen Jahr gegenbuchen.

Wählen Sie unter Geschäftsjahr das Vorjahr aus. Falls Sie Transitorische Aktiven und Passiven gebucht haben, führen Sie die Rückbuchungen zwei Mal mit dem jeweiligen Konto (z. N. Konto 1090 TA und Konto 2090 TP) durch.

Beim Feld «Buchungen ab Datum» wählen Sie den 01.12.20xx - falls Sie bereits vor dem 01.12.20xx TA oder TP gebildet haben, geben Sie das entsprechende Datum ein. Als Buchungsdatum empfehlen wir Ihnen den 02.01.20xx.

Comatic generiert den neuen Rapport «Transitorische Passiven», bzw. «Transitorische Aktiven», den Sie nur noch definitiv verbuchen müssen. Nach dieser Verbuchung ist der Saldo auf dem Transitorischen Konto wieder ausgeglichen.

💡 HINWEIS
Falls Sie mehrere Rechnungsabgrenzungskonten haben, können Sie diese wie oben beschrieben auch rückbuchen. Dasselbe gilt für die Debitor- und Kreditorkonten in Buchhaltungen ohne Hilfsbücher.

5 – 03.01.20xx / normale Buchungen

Buchungen vom neuen Jahr erfassen

Aufwände die bereits das neue Jahr betreffen entsprechend mit einem Datum im neuen Jahr eingeben. Wir empfehlen Ihnen ein Datum ab dem 03.01.20xx.

Um eine gute Übersicht zu gewährleisten sollte die Eingangsbilanz per 01.01.20xx, die Transitorischen Rückbuchungen per 02.01.20xx und alle «normalen Buchungen» ab dem 03.01.20xx gebucht werden.

6 – Verlauf Januar / Korrekturen nachtragen

Debitoren: restliche Zahlungen vom Vorjahr einbuchen, OP-Liste drucken, prüfen
Kreditoren: Rechnungen vom Vorjahr erfassen, OP-Liste drucken, prüfen
Hauptbuch: Kontensaldi prüfen, Korrektur-Buchungen

7 – Geschäftsjahr definitiv abschliessen

Hauptbuch: Rapporte definitiv verbuchen, Kontenblätter archivieren, evtl. Eingangsbilanz neu erstellen
Geschäftsjahr auf schreibgeschützt stellen

Wenn der Geschäftsabschluss definitiv ist, müssen Sie folgende Schritte im Comatic vornehmen:

Verbuchen Sie unter Hauptbuch > Rapporte, alle Rapporte die das Geschäftsjahr betreffen definitiv. Eventuell bleiben Vorlagen mit Status «Erfasst» drin, alle anderen Rapporte können Sie löschen.
Für die Archivierung können Sie ein PDF erstellen und dies speichern oder alle notwendigen Daten ausdrucken
Unter Hauptbuch > Konten drucken Sie alle Kontenblätter aus, so wie die Bilanz und Erfolgsrechnung unter Hauptbuch > Gesamtrechnung. Drucken Sie ebenfalls die Debitoren und Kreditoren OP-Listen aus.
Erstellen Sie evtl. die Eingangsbilanz im neuen Jahr nochmals neu, falls diese nur Anfangs Jahr provisorisch übernommen wurde.
Sperren Sie das Geschäftsjahr unter Optionen > Firmeneinstellungen mit der Checkbox «Schreibgeschützt».