Erste Schritte in Comatic E-Mail

Comatic E-Mail

Mit Comatic können Sie ein E-Mail-Konto einrichten, um Belege wie Rechnungen, Mahnungen oder Offerten direkt aus der Software zu versenden. Sie können auch E-Mails im Posteingang empfangen und die Korrespondenz direkt über Comatic abwickeln.

Neues E-Mail Konto einrichten

Sie können ein E-Mail Konto unter Mail > Einstellungen > E-Mail Konten mit dem Button hinzufügen.

E-Mail Eigenschaften definieren

Für jedes E-Mail Konto können individuelle Eigenschaften definiert werden. Die Eigenschaften bei persönlichen Konten können nur durch den Besitzer oder durch einen Administrator eingestellt werden. Die Eigenschaften von öffentlichen Konten können von allen Benutzern eingesehen und geändert werden.

Register Allgemein

Datenbank

Jedes E-Mail Konto wird einer Datenbank zugeteilt, um die Nachrichten zu speichern. Auch die Adressen werden in der gleichen Datenbank verwaltet.

❌ ACHTUNG

Durch die Änderung der Datenbank geht der Bezug zu den Nachrichten in der alten Datenbank verloren.

Bezeichnung

Die Bezeichnung vom E-Mail Konto. Wenn Sie mehrere Konten für Ihren User definieren, wird das alphabethisch erste Konto zu Ihrem Hauptkonto.

Besitzer

Besitzer vom E-Mail Konto. Jedes Konto hat einen Besitzer!

Absender-Name

Der Absender-Name wird bei ein- und ausgehenden Nachrichten verwendet.

Absender-E-Mail

Geben Sie in diesem Feld die E-Mail-Adresse ein, welche in ausgehenden Nachrichten als Absender-E-Mail gespeichert wird.

Kontotyp

💡 TIPP

Wenn die Benutzer alle Konten sehen dürfen, können Mails per Drag und Drop von einem ins andere Konto hineingeschoben werden. So wird das weiterleiten von Mails überflüssig. Abgeschlossene Mails werden archiviert und so hat man immer nur pendenten E-Mails im Posteingang.

Konto ist online

Definiert ob ein Konto online oder offline ist. Wenn die Datenbank nicht erreichbar ist, welche für die Speicherung der Nachrichten eines Kontos ausgewählt worden ist, wird die Verfügbarkeit automatisch auf 'Offline' gesetzt. Sobald Sie die Netzwerk-Verbindung hergestellt haben, können Sie wieder auf 'Online' stellen. Dies kann auch direkt im Hauptfenster mit der rechten Maustaste erledigt werden.

💡 HINWEIS

Ist ein Konto offline, werden die E-Mails nicht in der Übersicht nicht angezeigt und es werden weder E-Mails empfangen noch versendet.

Papierkorb nach x Tagen endgültig löschen

Legt fest, nach wieviel Tagen die Nachrichten im Papierkorb endgültig gelöscht werden.

Anlagen grösser x kB nach y Tagen löschen

Diese Einstellung ermöglicht es Ihnen, grössere Anlagen nach einer vorgewählten Anzahl Tagen aus dem System zu löschen.

Nachrichten nach x Monaten löschen

Legt fest, nach wieviel Monaten die Nachrichten endgültig aus Comatic gelöscht werden.

Signatur immer einfügen

Markieren Sie diese Option, um die Signatur bei jeder neuen Nachricht automatisch anzufügen.

Outlook-Sync

Markieren Sie diese Option, um die Kontakte des Comatic-Mail-Kontos mit Outlook zu synchronisieren.

Auswahl der Benutzer-Gruppe

Wählen Sie eine Benutzer-Gruppe zur Anzeige, oder '-' für alle Benutzer.

Konto sichtbar für

Markieren Sie in der Benutzer-Liste die Comatic Benutzer, welche dieses E-Mail Konto sehen dürfen.

Register Server

Alle technischen Einstellungen für den Empfang und Versand von E-Mail Nachrichten. Sie können zwischen den E-Mail Protokollen POP/SMTP, IMAP/SMTP oder Microsoft 365 auswählen.

💡 INFO

Wenden Sie sich falls notwendig an Ihren E-Mail Provider, um die notwendigen Server-Namen und Ports zu erhalten.

Eingangs-Server

Server-Name

Der POP3- oder IMAP-Server wird nach neuen Nachrichten abgefragt. Die Angaben dazu finden Sie in den Unterlagen Ihres Internet-Providers. Beispiel: pop.bluewin.ch

Server-Typ und Eingangs-Port

IMAP-Ordner

Bei Servertyp IMAP kann der Ordner definiert werden, der synchronisiert werden soll.

Benutzername

Geben Sie den Benutzernamen für den Eingangs-Server Ihres E-Mail Kontos ein.

Kennwort

Geben Sie das Kennwort für den Eingangs-Server Ihres E-Mail Kontos ein.

Kopien aller Mails auf dem Eingangs-Server lassen

In dieser Option können Sie festlegen, ob Kopien der Mails für eine bestimmte Zeit oder für immer auf dem Mail-Server Ihres Internet-Providers gespeichert bleiben sollen. Damit ist nicht Ihr eigener, lokaler Server gemeint, sondern der Webserver, auf dem die E-Mails empfangen werden. Aktivieren Sie diese Option nur dann, wenn Sie die E-Mails zusätzlich über ein Smartphone usw. empfangen möchten.

Ausgangs-Server

Server-Name

Der SMTP-Server leitet Ihre ausgehenden Nachrichten weiter. Verwenden Sie die Angaben Ihres Internet-Providers.

Server-Typ und Ausgangs-Port

Sichere Verbindung SSL/TLS

Aktivieren Sie diese Option, um die Nachrichten über eine gesicherte Verbindung (SSL oder TLS) zu senden.

Server mit Kennwort

In der Regel müssen Sie sich gegenüber dem SMTP-Server authentifizieren. Aktivieren Sie hierzu diese Option. Beim Aktivieren werden die Angaben des POP3-Servers kopiert.

Benutzername

Geben Sie den Benutzernamen für den Ausgangs-Server Ihres E-Mail Kontos ein.

Kennwort

Geben Sie das Kennwort für den Ausgangs-Server Ihres E-Mail Kontos ein.

Register Sicherheit

Digitale Zertifikate, digitale Signaturen, Verschlüsseln von Nachrichten, Verschlüsselungsalgorithmen usw.

Digitale Signaturen

Comatic E-Mail bietet Ihnen die Möglichkeit, Nachrichten mit einer digitalen Signatur zu versehen. Der Empfänger hat dadurch eine sehr grosse Sicherheit, dass die Nachricht wirklich von Ihnen stammt. Damit Sie Nachrichten digital signieren können, benötigen Sie ein so genanntes Zertifikat. Elektronische Zertifikate können zum Beispiel bei SwissSign beantragt werden (siehe auch "digitaleSignaturen").

Verschiedene Speicher für Zertifikate

Comatic E-Mail bietet Ihnen Zugang zu vier gebräuchlichen Zertifikats-Speichern auf Ihrem System:

• Comatic (der eigene Speicher im Server-Ordner, Datei 'Mail_Certificates.dat')

• Benutzer (Ihre Zertifikate in ihrem persönlichen Zertifikatsspeicher)

• Outlook (der Zertifikat-Speicher von Microsoft Outlook)

Wenn Sie ein Zertifikat in den Speichern 2 bis 3 anwählen, wird es beim Speichern automatisch in den Comatic-Speicher kopiert. Sie haben auch die Möglichkeit, Zertifikate zu löschen, in eine Datei zu exportieren oder von einer Datei zu importieren.

❌ WICHTIG

In diesem Formular werden nur Zertifikate gezeigt, welche auf die E-Mail Adresse lauten, welche unter Sender E-Mail im Konto eingegeben wurde.

Zertifikat für digitale Signatur auswählen

Markieren Sie einfach das gewünschte Zertifikat in einem der vier Zertifikats-Speicher. Damit Ihre Nachricht digital signiert wird, setzen Sie beim Erstellen die entsprechende Option (Nachricht digital signieren).

Button 'Anzeigen'

Die wichtigsten Detail-Informationen des aktuellen Zertifikats werden angezeigt.

Button 'Löschen'

Das momentan ausgewählte Zertifikat wird aus dem betreffenden Speicher entfernt.

Button 'Importieren'

Zertifikate lassen sich in Dateien mit der Endung CER speichern und von dort auch wieder laden. Mit dieser Technik können Sie Zertifikate von einem Computer zum anderen kopieren. Eine CER-Datei lässt sich auch als Anlage zu einer Nachricht übermitteln, obwohl dies eigentlich durch das Digitale Signieren der Nachricht viel einfacher ist (s. oben).

Button 'Exportieren'

Markieren Sie das gewünschte Zertifikat und wählen Sie Ordner und Dateiname, nachdem Sie diese Schaltfläche geklickt haben. Comatic legt Zertifikate in Dateien mit der Endung CER ab.

Register Textbausteine

Mit der Option Textbausteine können Sie zu jedem Konto eine Signatur (Unterschrift) und Textbausteine hinterlegen.

Neuer Textbaustein erfassen

Sie können Textbausteine erfassen und in E-Mail Nachrichten als Vorlage einfügen. Klicken Sie auf [Neuer Textbaustein] und geben Sie diesem einen Namen.

Einfügen von Textvariablen

Textvariablen können in Textbausteinen als Platzhalter für variable Werte eingefügt werden. Klicken Sie auf [Variable einfügen], um die Liste der möglichen Textvariablen zu erhalten. Textvariablen werden beim Einfügen des Textbausteins in einer E-Mail mit den entsprechenden Werten ausgefüllt.