Personalstamm

Personalstamm-Übersicht

Im Personalstamm haben Sie die Kontrolle über alle Mitarbeiter und ihre lohnrelevanten Daten.

💡  HINWEIS

Mitarbeiter können nur im Personalstamm erfasst werden. Die allgemeinen Adressdaten und Dokumente der Mitarbeiter sind auch unter Stammdaten > Adressen ersichtlich.

Mit den bewährten Comatic-Suchfunktionen suchen Sie nach Ihrem Mitarbeiter.

💡 TIPP

Wenn Sie 1 oder 2 Buchstaben eingeben sucht Comatic nur im Feld Name, geben Sie mehr Zeichen ein, sucht Comatic nach der eingegebenen Buchstaben-Reihenfolge in Name sowie Vorname.

Status

Eine Mitarbeiter-Adresse kann folgenden Status besitzen:

Register Personalien

Im Register Personalien erfassen Sie zusätzliche lohnrelevante Informationen zum Mitarbeitenden.

Geburtsdatum

Das Geburtsdatum vom Mitarbeiter. Mit dem Geburtsdatum wird die AHV-Pflicht bzw. das Rentenalter bestimmt.

Geschlecht

Das Geschlechts des Mitarbeiters. Dies wird für die UV-Abrechnung benötigt.

❌ ACHTUNG

Ab 2024 ist das Geschlecht relevant für die Berechnung von Rentner-Freibetrag für Frauen

Urlaubsanspruch

Der vereinbarte Urlaubsanspruch in Tagen pro Jahr. Der Saldo kann pro Rata ins Register Zeitkonto übernommen werden und wird standardmässig auf der Lohnabrechnung angedruckt.

AHV-Nummer

Die AHV-Nummer vom Mitarbeiter wird auf der AHV-Abrechnung angedruckt.

Auszahlung (Relevant für die Quellensteuer)

Wie oft bekommt der Mitarbeiter seinen Lohn ausbezahlt.

Pensum (Relevant für die Quellensteuer)

Das Pensum welches der Mitarbeiter in ihrer Firma arbeitet.

Gesamtpensum (Relevant für die Quellensteuer)

Das Gesamtpensum, welches der Mitarbeiter zusammengerechnet in ihrer Firma und bei einem möglichen anderen Arbeitgeber hat. Wenn nichts bekannt ist, ist das Gesamtpensum immer 100%.

Arbeitszeit Woche (Relevant für die Quellensteuer)

Die Arbeitszeit pro Woche bei einer Vollzeit-Anstellung

💡 TIPP

Bei Stundenlöhner muss das Pensum und Gesamtpensum unterschiedlich sein, wenn der Mitarbeiter mehrere Arbeitsstellen hat. Das effektive Pensum wird dann pro Lohnabrechnung gerechnet.

Register Anstellungsperioden

Eintritt / Austritt

Das Eintrittsdatum ist zwingend einzugeben, damit der ALV-Höchstlohn und der Quellensteuer-Abzug korrekt berechnet wird.

Das Austrittsdatum wird erfasst, sobald bekannt ist wenn der Mitarbeiter nicht mehr in der Firma tätig ist. Die Daten werden auf der Lohnausweis übernommen und ausserhalb dieser Periode können keinen Lohnabrechnungen erstellt werden.

❌ ACHTUNG

Comatic nimmt keine pro Rata-Berechnung in den Lohnabrechnungen vor.

Neue Periode

Es lassen sich mehrere Ein- und Austritte (Arbeitsverhältnisse) eingeben.

AHV-Pflichtig

Diese Checkbox wird für alle Mitarbeiter aktiviert, die keine Sonderfälle darstellen. Auch für Jugendliche und Rentner ist dieser Code aktiviert, da die Berechnung der AHV-Pflicht über das Geburtsdatum erfolgt.

Rentner-Freibetrag

Deaktivieren Sie die Checkbox, wenn der Mitarbeiter im Referenzalter auf seinen jährlichen Renten-Freibetrag verzichtet. Die Einstellung giltet jeweils für ein ganzes Jahr.

UV-Betriebsteil

Der Code wird für die UV-Abrechnung benötigt. Grössere Unternehmen haben oft verschiedene Betriebsteile, wie z.B. Büro, Werkstatt, Produktion, Transport usw., deren Unfallversicherungs-Prämien verschieden berechnet werden.

UV-Code

Der Code definiert wie der Mitarbeiter versichert ist:

NBUV-Abzug

Der Abzugs-Satz wird in Personal > Lohn-Einstellungen definiert. Werden verschiedene Abzüge benötigt, können diese über UV-Betriebsteile zugewiesen werden.

Quellensteuer

Comatic berechnet die Quellensteuer automatisch aus den kantonalen Tarifen. Hierfür müssen Sie die gewünschten Tarife unter Personal >Quellensteuer-Tarife herunterladen.

Bitte beachten Sie, dass in jedem Kanton andere Regeln und Tarife vorhanden sind und die Selektionskriterien unterschiedlich genutzt werden. Wenn Sie unsicher sind welche Eingaben gemacht werden müssen, klicken Sie auf den Button "Tarif" und kontrollieren Sie, ob mit der vorgenommenen Selektion ein Tarifeintrag vorhanden ist. Sie erhalten vom Programm eine Meldung, falls die Berechnung mit den vorgenommenen Eingaben nicht möglich ist.

❌ ACHTUNG

Im Register Standardlohn muss die Lohnart "8000 Quellensteuer" eingetragen werden.

Quellensteuer-Kanton

Für Mitarbeiter mit Wohnsitz in der Schweiz oder Wochenaufenthalter wird der Wohnkanton übernommen, sonst der Kanton von der Steuerbehörde des Sitz-, Verwaltungs- oder Betriebstätte.

Tarif ab 2021

Tarif des Mitarbeiters, nach welchem die Quellensteuer abgerechnet wird. Den entsprechenden Tarif erhalten Sie von der Quellensteuer-Behörde.

Anz. Kinder

Anzahl Kinder des Mitarbeiters

Kirchensteuer

Code für die Kirchensteuer-Pflicht des Mitarbeiters. Einige Kantone enthalten keine Unterscheidung beim Tarif.

Tarif bis 2020

Der Code wird nicht mehr für die Berechnung der Quellensteuer benötigt.

Grenzg. bis 2013

Der Code wird nicht mehr für die Berechnung der Quellensteuer benötigt.

Register Zahlungsmodus

Im Register Zahlungsmodus werden die Zahlungsverbindungen des Mitarbeiters hinterlegt.

Zahlungsarten

Zusätzlich erscheint der Status zur eingetragenen Zahlungsart. Mit Klick auf das Icon erhalten Sie mehr Informationen.

Zahlungsbetrag

Wenn die Auszahlung auf mehrere Konti gemacht wird, kann hier der zu überweisende Betrag erfasst werden. So wird bspw. ein fixer Lohnbestandteil ans Betreibungsamt überwiesen.

Mindestrest

Wird kein fixer Betrag an das Betreibungsamt überweisen, erfassen Sie hier den Minimumlohn (Existenzminimum) des Mitarbeiters. Der Rest wird dann an das Betreibungsamt überweisen.

💡 HINWEIS

Erfassen Sie nur einen Zahlungsbetrag oder einen Mindestrest.

Gebührenregelung

Für die Gebührenregelung stehen folgende Optionen zur Auswahl:

• 0 = Zulasten Auftraggeber

• 1 = Zulasten Begünstigter

• 2 = Spesenteilung

Register Standardlohn

Im Register Standardlohn werden die Lohndaten eines Mitarbeiters erfasst. Die Lohndaten werden bei jeder Lohnabrechnung automatisch geladen.

Lohnart

Im Standardlohn kann jede Lohnart mehr als einmal erfasst werden (z.B. einzelne Kinderzulagen mit verschiedenen Ansätzen).

💡 HINWEIS

Der AHV-, ALV1-, ALV2- und NBUV-Abzug wird von Comatic automatisch berechnet und muss nicht im Standardlohn hinterlegt werden.

Menge

Bei Standard-Lohnarten ist die Menge = 1. Arbeiten Sie zusätzlich mit der Comatic Zeiterfassung, entspricht die Menge beim Stundenlöhner den geleisteten Stunden.

Ansatz

Lohnbetrag – Positive Beträge bedeuten Zuschüsse und negative Beträge sind Abzüge.

Anteil %

Bei Standard-Lohnarten ist der Anteil % = 100%. Bei Teilzeit-MA kann die Lohnsumme als 100% Lohn eingetragen werden und mit dem Anteil % auf das effektive Pensum gekürzt.

Total

Summe aus Menge, Ansatz und Prozentsatz

Gültig von / bis

Mit Gültig von und bis kann die Gültigkeitsdauer einer Lohnarten festgelegt werden. Standardmässig sind die beiden Felder leer.

Bei Kinderzulagen kann bspw. hinterlegt werden, bis wann der Arbeitnehmer bezugsberechtigt ist oder Sie erfassen den Betrag einer Lohnerhöhung mit einer zusätzlichen Lohnart Monatslohn und Gültig von.

Anmerkungen

Zusatzinformationen für eine Lohnart, wie z.B. Namen von Kinder bei Kinderzulagen

Mutationscode

Gültig für Monate

Definiert, in welchem Monat eine Lohnart auf der Lohnabrechnung aufgeführt wird. Bspw. der  13. Monatslohn wird im November ausbezahlt.

Register Zeitkonto

Das Zeitkonto dient zur Saldokontrolle von Arbeitszeit (Gleitzeit) und Urlaubstagen.

💡 HINWEIS

Sie benötigen das Modul Zeiterfassung, damit die Arbeitszeit und der Urlaubssaldo automatisch gerechnet wird. Ist das Modul Zeiterfassung nicht lizensiert, müssen Sie die gewünschten Daten manuell pflegen.

Vorjahre löschen / saldieren

Die Zeitbuchungen werden saldiert und per 31.12.20xx des Vorjahres einen Saldovortrag von Urlaubs- und Stundensaldo erstellt. Die Detailbuchungen werden dabei gelöscht.

Jahresanspruch vortragen

Der Urlaubsanspruch wird pro Rata gemäss Ein- und Austrittsdatum per 01.01.20xx des Jahres vorgetragen.