Personalstamm-Übersicht

Im Personalstamm haben Sie die Kontrolle über alle Mitarbeiter und ihre lohnrelevanten Daten.

💡 HINWEIS
Neue Mitarbeiter können Sie nur im Personalstamm erfassen. Die allgemeinen Adressdaten und Dokumente der Mitarbeiter sind auch unter Stammdaten > Adressen ersichtlich.

Eine Mitarbeiter-Adresse kann folgenden Status besitzen:

Status	Beschreibung
Aktiv	Der/Die Mitarbeiter-/in ist aktiv.
Inaktiv	Der/Die Mitarbeiter-/in ist nicht mehr in der Firma angestellt. Die Person erscheint rot markiert in der Liste.
Gesperrt	Der/Die Mitarbeiter-/in ist temporär gesperrt und darf nicht verwendet werden. Die Person erscheint auch rot markiert in der Liste.

Register Personalien

Im Register Personalien erfassen Sie zusätzliche lohnrelevante Informationen zum Mitarbeitenden.

Feld	Beschreibung
Geburtsdatum	Das Geburtsdatum des Mitarbeiters. Anhand des Geburtsdatums wird die AHV-Pflicht sowie das Rentenalter festgelegt.
Geschlecht	Das Geschlechts des Mitarbeiters. Dies wird für die UV-Abrechnung benötigt. ❌ ACHTUNG Ab 2024 ist das Geschlecht relevant für die Berechnung von Rentner-Freibetrag für Frauen
Urlaubsanspruch	Der vereinbarte Urlaubsanspruch in Tagen pro Jahr. Der Saldo kann pro Rata ins Register Zeitkonto übernommen werden und wird standardmässig auf der Lohnabrechnung angedruckt.
AHV-Nummer	Die AHV-/ Versicherten-Nummer des Mitarbeiters.
Auszahlung (Relevant für die Quellensteuer)	Definiert, wie oft bekommt der Mitarbeiter seinen Lohn ausbezahlt bekommt.
Pensum (Relevant für die Quellensteuer)	Das Pensum welches der Mitarbeiter in ihrer Firma arbeitet.
Gesamtpensum (Relevant für die Quellensteuer)	Das Gesamtpensum, welches der Mitarbeiter zusammengerechnet in ihrer Firma und bei einem möglichen anderen Arbeitgeber hat. Falls nichts bekannt ist, ist das Gesamtpensum immer 100%.
Arbeitszeit Woche (Relevant für die Quellensteuer)	Die Arbeitszeit pro Woche bei einer Vollzeit-Anstellung. 💡 TIPP Bei Stundenlöhner muss das Pensum und Gesamtpensum unterschiedlich sein, wenn der Mitarbeiter mehrere Arbeitsstellen hat. Das effektive Pensum wird dann pro Lohnabrechnung gerechnet.

Register Anstellungsperioden

Feld	Beschreibung
	Eintrittsdatum des Mitarbeiters. Das Datum ist zwingend einzugeben, damit der ALV-Höchstlohn und der Quellensteuer-Abzug korrekt berechnet wird.
	Austrittsdatum des Mitarbeiters. Das Datum wird auf den Lohnausweis übernommen und ausserhalb dieser Periode können keinen Lohnabrechnungen erstellt werden. ❌ ACHTUNG Comatic nimmt keine pro Rata-Berechnung in den Lohnabrechnungen vor.
	Neue Anstellungsperiode in der Firma erfassen. Es lassen sich mehrere Ein- und Austritte (Arbeitsverhältnis) eingeben.
	Diese Checkbox wird für alle Mitarbeiter aktiviert, die keine Sonderfälle darstellen. Auch für Jugendliche und Rentner ist dieser Code aktiviert, da die Berechnung der AHV-Pflicht über das Geburtsdatum erfolgt.
	Deaktivieren Sie die Checkbox, wenn der Mitarbeiter im Referenzalter auf seinen jährlichen Renten-Freibetrag verzichtet. Die Einstellung giltet jeweils für ein ganzes Jahr.
	Der Code wird für die UV-Abrechnung benötigt. Grössere Unternehmen haben oft verschiedene Betriebsteile, wie z.B. Büro, Werkstatt, Produktion, Transport usw., deren Unfallversicherungs-Prämien verschieden berechnet werden. Der Abzugs-Satz wird in Personal > Lohn-Einstellungen definiert
	Der UV-Code definiert, wie der Mitarbeiter versichert ist. Folgende Codes sind verfügbar: 0 = Nicht versichert: Nicht obligatorisch UVG-versichert 1 = Versichert mit NBUV-Abzug: Berufs- und Nichtberufsunfall-versichert, mit Nichtberufsunfallabzug 2 = Versichert ohne NBUV-Abzug: Berufs- und Nichtberufsunfall-versichert, ohne Nichtberufsunfallabzug 3 = Nur BUV-versichert (kein NBUV-Abzug): Nur Berufsunfall-versichert, deshalb kein Nichtberufsunfallabzug (Arbeitnehmer mit weniger als 8 Stunden wöchentlicher Arbeitszeit)

Quellensteuer

Comatic berechnet die Quellensteuer automatisch aus den kantonalen Tarifen. Hierfür müssen Sie die gewünschten Tarife unter Personal > Quellensteuer-Tarife herunterladen.

Bitte beachten Sie, dass in jedem Kanton andere Regeln und Tarife vorhanden sind und die Selektionskriterien unterschiedlich genutzt werden. Wenn Sie unsicher sind welche Eingaben gemacht werden müssen, klicken Sie auf den Button "Tarif" und kontrollieren Sie, ob mit der vorgenommenen Selektion ein Tarifeintrag vorhanden ist. Sie erhalten vom Programm eine Meldung, falls die Berechnung mit den vorgenommenen Eingaben nicht möglich ist.

❌ ACHTUNG
Im Register Standardlohn muss die Lohnart "8000 Quellensteuer" eingetragen werden.

Feld	Beschreibung
Quellensteuer-Kanton	Kanton in welchem der Mitarbeiter wohnhaft ist und nach welchem Kanton die Abrechnung gemacht wird. Für Mitarbeiter mit Wohnsitz in der Schweiz oder Wochenaufenthalter wird der Wohnkanton übernommen, sonst der Kanton von der Steuerbehörde des Sitz-, Verwaltungs- oder Betriebstätte.
Tarif ab 2021	Tarif des Mitarbeiters, nach welchem die Quellensteuer abgerechnet wird. Den entsprechenden Tarif erhalten Sie von der Quellensteuer-Behörde.
Anz. Kinder	Anzahl Kinder des Mitarbeiters
Kirchensteuer	Code für die Kirchensteuer-Pflicht des Mitarbeiters. Einige Kantone enthalten keine Unterscheidung beim Tarif.
Tarif bis 2020	Der Code wird nicht mehr für die Berechnung der Quellensteuer benötigt.
Grenzg. bis 2013	Der Code wird nicht mehr für die Berechnung der Quellensteuer benötigt.

Register Zahlungsmodus

Im Register Zahlungsmodus werden die Zahlungsverbindungen des Mitarbeiters hinterlegt.

Feld	Beschreibung
Zahlungsart	IBAN: IBAN-Nummer QR: QR-IBAN mit QR-Referenz Ausland: Auslandzahlung
Zahlungsbetrag	Wenn die Auszahlung auf mehrere Konti gemacht wird, kann hier der zu überweisende Betrag erfasst werden. So wird bspw. ein fixer Lohnbestandteil ans Betreibungsamt überwiesen.
Mindestrest	Wird kein fixer Betrag an das Betreibungsamt überweisen, erfassen Sie hier den Minimumlohn (Existenzminimum) des Mitarbeiters. Der Rest wird dann an das Betreibungsamt überweisen. 💡 HINWEIS Erfassen Sie nur einen Zahlungsbetrag oder einen Mindestrest.
Gebührenregelung	Für die Gebührenregelung stehen folgende Optionen zur Auswahl: 0 = Zulasten Auftraggeber 1 = Zulasten Begünstigter 2 = Spesenteilung

Register Standardlohn

Im Register Standardlohn werden die Lohndaten eines Mitarbeiters erfasst. Die Lohndaten werden bei jeder Lohnabrechnung automatisch geladen.

Feld	Beschreibung
Lohnart	Im Standardlohn kann jede Lohnart mehr als einmal erfasst werden (z.B. einzelne Kinderzulagen mit verschiedenen Ansätzen). 💡 HINWEIS Der AHV-, ALV1-, ALV2- und NBUV-Abzug wird von Comatic automatisch berechnet und muss nicht im Standardlohn hinterlegt werden.
Menge	Bei Standard-Lohnarten ist die Menge = 1. Arbeiten Sie zusätzlich mit der Comatic Zeiterfassung, entspricht die Menge beim Stundenlöhner den geleisteten Stunden.
Ansatz	Lohnbetrag – Positive Beträge bedeuten Zuschüsse und negative Beträge sind Abzüge.
Anteil %	Bei Standard-Lohnarten ist der Anteil % = 100%. Bei Teilzeit-MA kann die Lohnsumme als 100% Lohn eingetragen werden und mit dem Anteil % auf das effektive Pensum gekürzt.
Total	Summe aus Menge, Ansatz und Prozentsatz
Gültig von / bis	Mit Gültig von / bis wird die Gültigkeitsdauer einer Lohnarten festgelegt. Standardmässig sind beide Felder leer, wenn die Lohnart immer aufgeführt werden soll. Bei Kinderzulagen kann bspw. hinterlegt werden, bis wann der Arbeitnehmer bezugsberechtigt ist oder Sie erfassen den Betrag einer Lohnerhöhung mit einer zusätzlichen Lohnart Monatslohn und Gültig von.
Anmerkung	Zusatzinformationen für eine Lohnart, wie z.B. Namen von Kinder bei Kinderzulagen
Mutationscode	Permanent: Die Zeile bleibt unverändert und wird bei jeder Lohnabrechnung verwendet. Nullsetzen nach Abrechnung: Die Menge wird nach der Abrechnung auf 0 gesetzt, z.B. für effektive Spesenabrechnung. Löschen nach Abrechnung: Die Zeile wird nach der Abrechnung gelöscht, gebräuchlich bei Provisionen. Monatlich: Die Lohnart wird jeweils bei der ersten Lohnabrechnung eines Monats verwendet. Der Code wird nur empfohlen, bei mehr als 1 Lohnabrechnung pro Monat.
Gültig für Monate	Definiert, in welchem Monat eine Lohnart berücksichtigt wird. Beispiel: Sie möchten den 13. Monatslohn im November ausbezahlen. Dann markieren Sie die Lohnart "13. Monatslohn" und markieren nur die Checkbox "Nov".

Register Zeitkonto

Das Zeitkonto dient zur Saldokontrolle von Arbeitszeit (Gleitzeit) und Urlaubstagen.

💡 HINWEIS
Sie benötigen das Modul Zeiterfassung, damit die Arbeitszeit und der Urlaubssaldo automatisch gerechnet wird. Ist das Modul Zeiterfassung nicht lizensiert, müssen Sie die gewünschten Daten manuell pflegen.

Button	Beschreibung
Vorjahre löschen / saldieren	Die Zeitbuchungen werden saldiert und per 31.12.20xx des Vorjahres einen Saldovortrag von Urlaubs- und Stundensaldo erstellt. Die Detailbuchungen werden dabei gelöscht.
Jahresanspruch vortragen	Der Urlaubsanspruch wird pro Rata gemäss Ein- und Austrittsdatum per 01.01.20xx des Jahres vorgetragen.

FAQ

Wie erstelle ich die Lohnabrechnung in einer Fremdsprache?

Sie hinterlegen beim Mitarbeiter unter Personal > Personalstamm > Feld Sprache die gewünschte Sprache, in welcher das Dokument erstellt werden soll. Eine Lohnabrechnung kann standardmässig in Deutsch, Englisch, Französisch oder Italienisch erstellt werden. Weitere Sprachen können Sie unter Optionen > Sprachen-Verzeichnis hinzufügen. Die Standardsprache ist die Sprache der Datenbank/Mandant.

Wie zahle ich den Lohn in einer Fremdwährung aus?

Sie hinterlegen beim Mitarbeiter unter Personal > Personalstamm > Feld Währung die gewünschte Währung, in welcher die Lohnabrechnung ausbezahlt werden soll. Die Lohnabrechnung erfolgt in CHF, einzig der Auszahlungsbetrag wird in die hinterlegte Währung umgerechnet.

Wie kann ich eine Lohnabrechnung in Bar ausbezahlen?

Sie erfassen die Lohnabrechnung wie gewohnt und wählen unter Personal > Lohnabrechnungen beim Auszahlungskonto "1000 - Kasse". Es wird keine Validierung der Zahlungsart vom Mitarbeiter durchgeführt.

Wie kann ich eine Lohnabrechnung auf mehrere Zahlungskonti auszahlen?

Falls ein Mitarbeiter seinen Lohn auf zwei oder mehrere Konti überwiesen haben möchte (z.B. bei Lohnpfändung), müssen Sie einen zusätzlichen Zahlungsmodus eintragen. Die Daten des Betreibungsamts müssen vor den persönlichen Daten des Mitarbeiters aufgelistet sein (verschieben mit Drag & Drop möglich). Beachten Sie dabei, dass die Verteilung der Reihenfolge der Einträge folgt. Entsprechend wird unterschieden zwischen einem fixen Zahlungsbetrag und einem Mindestrest.

Lohnjournal

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