Firmeneinstellungen

Firmeneinstellungen

In den Firmeneinstellungen finden Sie die allgemeinen Informationen für Ihren Mandanten. Sie können auch Einstellungen für die Module Verkauf, Einkauf (Kreditoren) und Finanzbuchhaltung festlegen. Auf der linken Seite sehen Sie alle verfügbaren Geschäftsjahre. Dort sind das Beginn- und Enddatum jedes Geschäftsjahres sowie die Anzahl der Buchungen aufgeführt. Die blau markierten Geschäftsjahre sind schreibgeschützt.

Neues Jahr

Sie eröffnen ein neues Geschäftsjahr mit den Standardwerten analog dem letzten Geschäftsjahr.

💡  GUT ZU WISSEN

Es wird nur das neue Geschäftsjahr eingetragen, damit Sie in diesem Jahr buchen können. Salden werden nicht übernommen, dies geschieht erst mit der Erstellung der Eingangsbilanz.

Löschen

Das ausgewählte Geschäftsjahr sowie die Vorjahre (Buchungen und Archiv) werden aus der Datenbank entfernt.

❌ ACHTUNG

Offene Posten (unbezahlte Rechnungen usw.) und Belege mit einem Zahlungsdatum in einem späteren Jahr werden nicht gelöscht!

Register Allgemein

Name, Zusatz, Strasse, PLZ, Ort, Telefon, Telefax, Homepage, E-Mail

Allgemeine Firmendaten. Diese Informationen können für den Briefkopf verwendet werden (Optionen > Firmenpapier). Die Daten können auch über ein Textsystem abgerufen werden.

Schreibgeschützt

Das Geschäftsjahr ist schreibgeschützt. Benutzer können die Daten ansehen, aber nicht mehr ändern.

Leitwährung

Die Leitwährung ist die Währung der Finanzbuchhaltung. Jede Buchung kann zudem in einer beliebigen Währung erfasst werden. Mittels Währungsstamm wird in die Leitwährung umgerechnet und diese Saldi werden ebenfalls gespeichert. Wenn die Leitwährung geändert wird, werden automatisch alle Buchkurse im Währungsstamm angepasst. Die Leitwährung selbst bekommt den Kurs 1.00.

Sprache

Die Hauptsprache für Formulare.

Jahr Beginn, Jahr Ende

Definiert den Zeitraum für das Geschäftsjahr. Der Zeitraum wird in die Bilanz und Erfolgsrechnung übernommen.

ID-Nummern verw.

Mit der Option können Sie ein zusätzliches Register im Adressstamm aktivieren, in welchem Sie Identifikations-Nummern wie UID, GLN sowie ID-Nummern für Schnittstellen zu Interconnect und Galaxus hinterlegen.

Verantwortlich

Der Name der verantwortlichen Person für die Buchhaltung. Dieser Name wird auf den offiziellen Formularen aufgedruckt (z.B. MWSt-Abrechnung, Lohnausweis).

Absender im Fenster

Der Absender wird auf den Formularen oberhalb der Adresse als Absenderadresse angedruckt.

Adressen-Stamm, Artikel-Stamm

Sie können definieren, ob beim Start des jeweiligen Programms alle oder keine Adressen/Artikel angezeigt werden.

Artikel-Auswahl

Wählen Sie zwischen den Optionen "Ohne Varianten" und "Mit Varianten". Bei allen Artikel-Aufrufen aus Offerten, Aufträgen, Rechnungen und Bestellungen wird die Auswahl mit oder ohne Varianten angezeigt.

Std. Lagerort

Legt das Hauptlager des jeweiligen Standortes fest. Beim Erfassen von Adressen und bei der Eingabe von Offerten, Aufträgen, Rechnungen und Bestellungen wird dieser Lagerort automatisch eingesetzt.

Register Verkauf

Debitoren-Konto

Sammelkonto für alle Debitorenbuchungen. Sobald die erste Buchung gemacht ist, kann das Debitoren-Konto nicht mehr verändert werden.

QR-Bankkonto

Beim Drucken eines QR-Einzahlungsscheins werden die Bankdaten von diesem Konto verwendet.

Ertrags-Konto

Dieses Konto wird verwendet, wenn bei der Erfassung von Offerten, Aufträgen und Rechnungen Artikel eingegeben werden, die nicht im Artikelstamm vorhanden sind.

Skonto-Konto

Konto für Skonto-Abzüge.

Abzugs-Konto

Beim Erfassen von Debitoren-Zahlungen mit Abzügen (nicht Skonto) wird dieses Konto vorgeschlagen.

Max. Zlg-Diff. QR

Der maximale Differenz-Betrag, der beim Einlesen der Zahlungsdatei zur Rechnung automatisch als Skonto abgebucht wird.

MWSt-Nummer

Die MWSt-Nummer der Firma.

MWSt Preis 0 - 4

Der Code bestimmt den Standard Vorschlag beim Erfassen von neuen Artikel und von freien Positionen in Offerten, Rechnungen und Aufträgen. Im einzelnen Artikel lässt sich der MWST-Code nochmals individuell ändern, die Währung jedoch nicht. Der Preis 0 ist immer in der Leitwährung und der Standard für alle Adressen.

Rechnungs-Nr. / Pendenzen-Nr.

Die Rechnungs-Nummer für Rechnungen bzw. die Pendenzen-Nr. für Offerte und Aufträge.

Betrags-Rundung

Alle Beträge innerhalb einer Firma werden entweder auf 0.05 oder auf 0.01 gerundet.

❌ WICHTIG

Dieser Wert darf später nicht mehr verändert werden. Aus bilanzierungstechnischen Gründen dürfen innerhalb der gleichen Firma nicht verschiedene Rundungsarten verwendet werden.

%-Rechnung, Prozent-Positionen autom. berechnen

Diese Option wird eingeschaltet, damit in Offerten, Aufträgen und Rechnungen die Positionen mit der Mengeneinheit '%' autom. berechnet werden. Bei individuellen Positionen, welche nicht automatisch berechnet werden sollen, kann das Feld 'Fix' (Abzug ist fixiert) markiert werden.

%-Vorzeichen, Prozent-Positionen als Abzüge berechnen

Wenn bei der Prozent-Berechnung eine positive Prozent-Zahl als Abzug berechnet werden soll, wird diese Option markiert. Entsprechend werden dann negative Prozent-Zahlen als Zuschläge gerechnet.

Kreditlimite

Dieser Wert wird bei jeder neuen Adresse als Kreditlimite eingesetzt. Die Kreditlimite kann zusätzlich für jede Adresse unter Stammdaten > Adressen > Register Verkauf individuell angepasst werden.

Variantentext

Je nach Branche werden die Artikelvarianten nach verschiedenen Kriterien (z.B. Grösse, Farbe, Version) verwendet. Diese Einstellung ändert den Variantentext unter Artikel - Lager.

Bankverbindung

Das Feld dient als Zahlungsinformation für Ihren Kunden auf der Rechnung. Mit dem Button [...] können spezielle Bankverbindungen pro Währung und/oder Land definiert werden.

Bankverbindungen nach Währung und Land

Die Standard-Bankverbindung kann im Register Verkauf unter Optionen > Firmeneinstellungen definiert werden.

Wenn für bestimmte Währungen und/oder Länder eine spezielle Bankverbindung angedruckt werden soll, können diese unter Bankverbindungen aufgenommen werden.

Das Fenster Bankverbindungen lässt sich entweder in Optionen > Firmeneinstellungen > Verkauf durch die Schaltfläche [...] rechts des Eingabefeldes Bankverbindung öffnen, oder aber unter Verkauf > Rechnungen. Die Definition wird für Rechnungen und Mahnungen angewendet. Bei der Erfassung muss mindestens das Feld Währung eingegeben werden. Das Feld Land ist optional und kann auch leer bleiben. Die Bankverbindung wird auf der Rechnung oberhalb des Seitenfusses angedruckt.

Checkbox Langtext Offerte, Bestätigung, Lieferschein und Rechnung

Mit der Checkbox wird zur Bezeichnung auch die Beschreibung der einzelnen Positionen auf den Formularen angedruckt.

Anzahl Ex. Offerte, Ex. Bestätigung, Ex. Rüstschein, Ex. Lieferschein und Ex. Rechnung

Definiert die Anzahl zu druckende Exemplare.

LSV-Kennung 1 und 2

Damit Inkasso-Aufträge mit LSV (Lastschrift-Verfahren) gemacht werden können, benötigen Sie mindestens eine LSV-Kennung. Fragen Sie Ihre Bank, um diese Kennung zu erhalten. Es gibt LSV mit und ohne Widerspruchsmöglichkeit. Wenn Sie wahlweise beide Verfahren brauchen, benötigen Sie für jeden Modus eine separate LSV-Kennung.

LSV-Auftragsnummer

Die Aufträge im Lastschrift-Verfahren (LSV) werden aufsteigend nummeriert. Dabei wird die zuletzt verwendete Auftragsnummer im Feld 'LSV-Auftragsnr gespeichert. Die Dateinamen enthalten ebenfalls die LSV-Auftragsnummer.

Provisionen

Definiert den Standard-Provisionsmodus.

Kein Zugferd erst

Ist die Option aktiviert, wird keine XML-Datei in ZUGFerd-Format in die PDF-Datei der E-Printing-Rechnung hinzugefügt.

Tarifartikel ohne Einheit

Aktivieren Sie diese Optionen, wenn Sie bei der Bezeichnung Ihrer Tarifartikel keine Angaben der Menge möchten.

Register Einkauf

Kreditoren-Konto

Sammelkonto für alle Kreditorenbuchungen. Sobald die erste Buchung gemacht ist, kann das Kreditoren-Konto nicht mehr verändert werden.

Aufwand-Konto

Dieses Konto wird verwendet, wenn bei der Erfassung von Einkaufsbestellungen und Lieferanten-Rechnungen Artikel eingegeben werden, die nicht im Artikelstamm vorhanden sind.

MWSt Einkauf

Dieser MWSt-Code wird verwendet, wenn neue Artikel eingegeben und freie Positionen in Bestellungen und Kreditoren-Rechnungen erfasst werden.

Zlg.-Kennung

Der Name des Zahlungsauftrages und Zahlungsdatei.

Zlg.-Auftr.-Nr.

Die Nummer des Zahlungsauftrages und Zahlungsdatei.

Bestellungs-Nr.

Die Nummer der Einkaufsbestellung.

Langtext

Mit dem Aktivieren der Checkbox wird zur Bezeichnung auch die Beschreibung der einzelnen Positionen auf den jeweiligen Formularen angedruckt.

Anzahl Exemplar Bestellungen

Standard Einstellung für die Anzahl zu druckende Exemplare.

Lagerbewertung

Option der Lagerbewertung bei einem Wareneingang.

• Keine autom. Bewertung

• Neuer Preis ersetzt den alten

• Schnittrechnung mit altem und neuem Preis

Eff. Mengen eing.

Über die Checkbox wird gesteuert, ob die Mengen in Einkaufs-Bestellungen und Einkaufs-Rechnungen in effektiver Höhe erfasst werden oder als Einkaufsgebinde-Menge. Diese Unterscheidung ist nur von Bedeutung, wenn Artikel erfasst sind, welche einen Einkaufs-Faktor (EK-Faktor) ungleich 1 aufweisen.

• Beispiel für effektive Mengenerfassung: Sie erfassen einen Artikel mit EK-Faktor 100 und EK-Preis 35.00. In der Einkaufs-Bestellung erfassen Sie die Menge 300 von diesem Artikel. Der EK-Preis von 35.00 wird als Hunderter-Preis berechnet. Somit entsteht ein Total in dieser Position von 300 geteilt durch 100 multipliziert mit 35.00 = 105.00. Die erfasste Menge entspricht der effektiven Lagermenge.

• Beispiel für Erfassung in Gebinde-Mengen: Sie kaufen ein Lösungsmittel in Fässern zu 200 Liter ein, möchten aber in der Lagerbuchhaltung die Liter als Einheit (z.B. in Stücklisten verwendbar). Dazu setzen Sie den EK-Faktor auf 200 und geben als EK-Preis den Preis für ein Fass ein, z.B. 150.00. In der Einkaufs-Bestellung erfassen Sie 3 Stk (= 3 Fässer) . Im Artikeltext wird automatisch der Text '(200 Lt.)' angefügt, der EK-Preis wird als Preis für ein Fass, also für 200 Liter, berechnet. Die erfasste Menge entspricht der Anzahl Gebinde.

Betrags-Rundungen

Alle Beträge innerhalb einer Firma werden entweder auf 0.05 oder auf 0.01 gerundet.

❌ WICHTIG

Dieser Wert darf später nicht mehr verändert werden. Aus bilanzierungstechnischen Gründen dürfen innerhalb der gleichen Firma nicht verschiedene Rundungsarten verwendet werden.

Bestandesführung

Standardwert der Checkbox beim Erfassen neuer Artikel.

Journalführung

Standardwert der Checkbox beim Erfassen neuer Artikel.

Register Buchhaltung

Kontroll-Konto

Auf das Kontroll-Konto werden standardmässig alle Zahlungsdetails gebucht. Das Kontrollkonto wird auch verwendet, wenn Buchungen auf ein nicht in Comatic vorhandenes Konto importiert werden.

Debitoren-Zlg

Standard-Zahlungskonto bei manuellen Einzahlungen via Debitoren > Zahlungen.

Barzahlung

Standard-Konto bei Barzahlung (Button Barzahlung im Rechnungsdetail).

Kreditoren-Zlg

Standard-Zahlungskonto bei Kreditor-Zahlungen.

Währungsausgl.

Standard-Konto für Kursdifferenzen.

Gewinnverbuch.

Der im laufenden Jahr entstehende Gewinn/Verlust wird bei der Bilanzerstellung temporär auf ein Pseudokonto gebucht und dieses Pseudokonto wird dieser Kontenklasse zugeteilt.

Text Bilanzgewinn / Text Bilanzverlust

Die Benennung für Gewinn bzw. Verlust in der Gesamtrechnung (Bilanz /ER).

Buchungen ab / bis

Erlaubter Buchungszeitraum. Wenn die Felder leer sind, werden die Beginn- und Enddaten des Geschäftsjahres massgebend. Bestehende Buchungen ausserhalb des erlaubten Bereichs können nicht gelöscht oder geändert werden. Bei neuen Buchungen erscheint eine Warnung.

❌ WICHTIG

Benutzer mit Hauptbenutzer-Berechtigung können diese Sperrung für neue Buchungen übersteuern.

Standard-Zeitraum

Bei Einstellung Monat wird beim Aufruf des Kontenblatts oder des Journals immer der aktuelle Monat vorgegeben, bei Jahr wird das Geschäftsjahr als Zeitraum vorgegeben.

Autom. Belegnr.

Ist diese Checkbox aktiv, werden fortlaufende Belegnummern vom System vergeben. Die Nummern werden pro Mandant vergeben. Beim Erfassen der Fibu-Buchung erscheint die nächstfolgende Nummer. Wenn bei aktivierter Option eine Belegnummer manuell eingeben wird, wird diese als die zuletzt vergebene Nummer gespeichert und die nächste Buchung erhält die darauf folgende Nummer.

💡 HINWEIS

Wenn Sie pro Konto einen Nummer-Kreis haben möchten, müssen Sie die Option in den Firmeneinstellungen deaktivieren und unter Hauptbuch > Konto pro Konto aktivieren.

Nächste Belegnr.

Hier steht die nächste Belegnummer, die vergeben wird. Der Wert kann manuell eingegeben werden.

Saldo MWSt

Aktivieren Sie die Option, wenn Sie die MWSt nach der Saldo- oder Pauschal-Steuersatz abrechnen. Comatic importiert dann automatisch alle Kreditor-Rechnungen mit MWSt-Code 0 (Keine MWSt).