DocuScan Übersicht

In der DocuScan Übersicht werden für jeden Mandanten, auf den Sie Zugriff haben, die jeweiligen Dokumente angezeigt. Die Dokumentenliste wird aktualisiert, sobald Sie das Übersichtsfenster gestartet haben. Es werden alle Meta-Daten der Dokumente, die seit dem letzten Start hochgeladen wurden, in den Mandanten geladen. Im Register "Offen" sehen Sie die Belege, die noch nicht verarbeitet sind (Posteingang). Im Register "Bearbeitet" erscheinen die Dokumente, die Sie erfolgreich mit DocuScan verarbeitet haben (Archiv).

Starten Sie die Belegverarbeitung mit einem Doppelklick auf das Dokument oder über das Kontextmenü mit der rechten Maustaste. Je nach Dokument-Typ sind unterschiedliche Aktionen möglich und beim Verarbeiten der Dokumente werden andere Dialoge angezeigt.

Ein Screenshot der Comatic DocuScan Software zeigt die Benutzeroberfläche mit Menüs, einer Dokumentenliste und einem Startbildschirm mit dem Text "Einfach digital. Einfach effizient."

Dokumententyp

Folgenden vier Dokumententypen stehen zur Verfügung:

Typ	Beschreibung
Allgemeine Dokumente	Allgemeine Dokumente können in die allgemeine Dokumentenverwaltung aufgenommen oder einer Adresse zugeordnet werden.
Persönliche Dokumente	Persönliche Dokumente können einem Mitarbeiter zugeordnet werden. Die Dokumente werden in der Registerkarte "Vertrauliche Dokumente" im Modul Personal gespeichert. Persönliche Dokumente können zum Beispiel Arztzeugnisse oder Anstellungsverträge sein.
Buchhaltungsbelege	Buchhaltungsbelege sind Dokumente, mit denen Sie eine Fibu-Buchung erstellen können. Buchhaltungsbelege sind zum Beispiel Kreditkarten- oder Kassenbelege.
Kreditoren	Dokumente vom Typ Kreditoren werden für Belege erstellt, die als Kreditorenrechnungen im System weiterverarbeitet werden sollen. Je nach Einstellung wird der Gesamtbetrag der Rechnung als Einzelposition in der Rechnung erfasst oder, falls von der KI erkannt, werden die einzelnen Positionen erfasst.

Dokument-Status

Ein Dokument kann sich in unterschiedlichen Status befinden. Folgende Status kann ein Dokument haben:

Symbol	Beschreibung
	Das Dokument wird auf Viren und andere schädliche Inhalte überprüft
	Das Dokument wird durch die KI analysiert
	Das Dokument enthält Schadcode und kann nicht verarbeitet werden
	Allgemeines Dokument (bereit zum Verarbeiten)
	Persönliches Dokument (bereit zum Verarbeiten)
	Buchhaltungsbeleg (bereit zum Verarbeiten)
	Buchhaltungsbeleg (KI-Erkennung fehlgeschlagen, bereit zum Verarbeiten)
	Kreditor (bereit zum Verarbeiten)
	Kreditor (KI-Erkennung fehlgeschlagen, bereit zum Verarbeiten)

ℹ️ Hinweis
Solange das Dokument noch nicht zur Verarbeitung bereit ist, wird es in der Dokumentenvorschau nicht angezeigt. Je nach Auslastung des Systems kann es 1 - 2 Minuten dauern, bis ein Dokument vom Status "Nicht bereit" in den Status "Bereit" wechselt. Um den Status zu aktualisieren, muss die Dokumentenliste aktualisiert werden.

Funktionen

Die folgenden Funktionen stehen Ihnen zur Verfügung:

Button	Beschreibung
	Die Belegverarbeitung wird gestartet.
	Soll die Dokumentenliste während dem Arbeiten aktualisiert werden, muss der Benutzer auf den Button klicken. Bei diesem Vorgang werden alle Meta-Daten, die diesem Mandanten zugeordnet sind, heruntergeladen. Dabei spielt es keine Rolle, wer ein Dokument hochgeladen hat. Es ist also nicht möglich, Dokumente zu erfassen, die dann nur von dem entsprechenden Benutzer heruntergeladen werden können.
	Ein Dokument manuell importieren. Weitere Infos finden Sie hier.
	Ein Dokument exportieren. Jedes Dokument kann exportiert werden, sobald die Vorschau verfügbar ist. Der gewünschte Speicherort und der Name des Dokuments müssen angegeben werden. Wenn ein Dokument exportiert wird, wird es nicht in DocuScan gelöscht.
	Ein Dokument aus DocuScan löschen. Ein Dokument kann aus DocuScan gelöscht werden, sobald die Vorschau verfügbar ist. Einzige Ausnahme sind Dokumenten, bei denen Schadcode festgestellt wurde. ❌ Wichtig Wird ein verarbeitetes Dokument (Archiv) aus DocuScan gelöscht, wird das jeweilige Dokument beim Beleg bzw. bei der Adresse nicht gelöscht.
	Je nach Berechtigung und Status des Dokuments kann der Dokumenttyp geändert werden. Dabei wird unter Umständen die KI-Analyse angestossen (Dokumenttyp ändern zu Buchhaltungsbeleg oder Kreditor).