FAQ

Bei den sogenannten Meta-Daten handelt es sich um Informationen zu einem Dokument wie zum Beispiel den Namen, die Dateigrösse, der Benutzername des Users, welcher das Dokument hochgeladen hat oder das Datum, wann das Dokument hochgeladen wurde. Die eigentliche PDF-Datei wird im Folgenden mit dem Begriff PDF-Dokument bezeichnet. Das PDF-Dokument wird erst heruntergeladen, wenn es im Vorschaufenster angezeigt werden soll.

Jedes Dokument, welches im Archivordner vorhanden ist, kann zur erneuten Bearbeitung zurück in den Posteingang verschoben werden. Sie können entweder das Dokument mit Hilfe des Buttons "Verarbeiten" in den Eingang verschieben oder mittels Kontextmenü.

Es kann mehrere Gründe haben:

1. Die Funktion steht nur Benutzern zur Verfügung, die auch über die entsprechenden Modul-Berechtigungen verfügen.

2. Der Comatic-Administrator ihrer Firma hat dem User die Berechtigung entfernt, die Belege einer entsprechenden Kategorie einzusehen und zu verarbeiten.

3. Das Modul ist bei Comatic nicht lizenziert.

Ein Trennblatt hilft bei der Zuordnung von Rechnungen zu bestimmten Mandanten, wenn in einem Dokument Rechnungen für verschiedene Mandanten mitgesendet werden.

Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Auswahlliste, in welcher der gewünschte Mandant ausgewählt ist. Für den aktuell geöffneten Mandanten finden Sie das Trennblatt auch in den Einstellungen.

• Wenn Sie mehrere Rechnungen in einer PDF-Datei senden möchten.

• Wenn Sie Rechnungen auf mehrere Mandanten verteilen müssen.

Ja, Sie können Rechnungen per E-Mail an DocuScan senden.

Für jeden Mandanten wird eine technische E-Mail Adresse generiert, an welche die Rechnungen geschickt werden können. Die E-Mail Adresse finden Sie hier:

• Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Namen des Mandanten im Drop-Down von DocuScan.

• Für den aktuell geöffneten Mandanten finden Sie die E-Mail-Adresse auch in den Einstellungen.

Es werden nur Kreditoren-Rechnungen unterstützt.

Es werden nur PDF-Anhänge akzeptiert, andere Anhänge werden ignoriert.

• Der E-Mail-Text und der Betreff werden nicht verwendet.

• Die maximale E-Mail-Grösse beträgt 20 MB.

• Wenn mehrere PDFs angehängt werden, werden sie zu einem Dokument zusammengefasst.

• Um Rechnungen mehreren Mandanten zuzuweisen, muss vor jeder Rechnung in der angehängten PDF-Datei ein mandantenspezifisches Trennblatt eingefügt werden.

Anhänge werden in der Reihenfolge zusammengefasst, in der sie der E-Mail hinzugefügt werden. Das resultierende Dokument erhält den Namen der ersten angehängten Datei.

Wenn kein Trennblatt vorhanden ist, bestimmt die E-Mail-Adresse zu welchem Mandanten das Dokument zugeordnet wird. Ist ein Trennblatt vorhanden, wird anhand dessen die Zuordnung vorgenommen.

• E-Mails ohne gültige PDF-Anhänge werden ignoriert.

• Wenn ein PDF mit einem Trennblatt beginnt, aber danach keinen Inhalt mehr hat, wird das Dokument ignoriert.

• Wenn aufeinanderfolgende Trennblätter ohne Rechnungen dazwischen erscheinen, wird das letzte Trennblatt verwendet, um den Mandanten für die folgende Rechnung zu bestimmen.

Das gesamte Dokument wird ignoriert.

Der Dokumentname entspricht dem Dateinamen der ersten angehängten PDF-Datei.

• Vergewissern Sie sich, dass Sie die E-Mail an die richtige E-Mail-Adresse gesendet haben.

• Stellen Sie sicher, dass Ihre E-Mail und Anhänge die oben genannten Anforderungen erfüllen, und senden Sie sie bei Bedarf erneut.

• Überprüfen Sie, ob Sie eine Benachrichtigung über einen Zustellungsfehler erhalten haben. Wenn ja, versuchen Sie, das Dokument erneut zu senden.

• Wenn das Problem weiterhin besteht, wenden Sie sich an den Support.

• Überprüfen Sie Ihren Posteingang auf Zustellungsfehlermeldungen.

• Stellen Sie sicher, dass die Anhänge die Format- und Grössenanforderungen erfüllen.

Wenn das Problem weiterhin besteht, wenden Sie sich mit der Fehlermeldung oder der Benachrichtigung über den Zustellungsfehler an den Support.

Nein, derzeit gibt es keine Bestätigung, ob DocuScan Dokumente angenommen oder abgelehnt hat.