Mit der Funktion Scan2Mail können Sie Kreditoren-Rechnungen direkt mittels E-Mail an DocuScan senden. Folgende Varianten sind möglich:
Konfiguration | Ergebnis |
|---|---|
1 Dokument als Anhang | Das Dokument wird demjenigen Mandanten zugewiesen, zu dem die E-Mail-Adresse gehört. |
Mehrere Dokumente als Anhang | Die Anhänge werden zusammengefasst als ein Dokument und demjenigen Mandanten zugewiesen, zu dem die E-Mail-Adresse gehört. |
1 Dokument mit mehreren unterschiedlichen Rechnungen (mit Trennblatt getrennt) | Das Dokument wird anhand der Trennblätter in einzelne Dokumente aufgeteilt und den jeweiligen Mandanten zugewiesen. |
Mehrere Dokumente, die aber zu unterschiedlichen Mandanten gehören | Diese Konfiguration wird nicht unterstützt. Die Dokumente werden zu einem Dokument zusammengefasst und als eine Rechnung demjenigen Mandanten zugewiesen, zu dem die E-Mail-Adresse gehört. |
Trennblatt
Beim Trennblatt handelt es sich um ein spezielles Dokument, mit dem eine Kreditoren-Rechnung eindeutig einem Mandanten zugewiesen werden kann. Sie können das Dokument dazu verwenden, um mehrere Kreditoren-Rechnungen zu einer Datei zusammenzufassen und per Scan2Mail an DocuScan zu senden. Das Trennblatt kann auf zwei Arten heruntergeladen werden. Für den aktuellen Mandanten kann es im Einstellungsdialog heruntergeladen werden.
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Soll ein Trennblatt für einen anderen Mandanten heruntergeladen werden, kann in der Auswahlliste auf den jeweiligen Mandanten gewechselt werden. Anschliessend können Sie mit einem Rechtsklick der Maus das Kontextmenü aufrufen:
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E-Mail-Adresse
Die E-Mail-Adresse wird automatisch beim Erstellen des Mandanten erzeugt und kann nicht geändert werden. Sie kann ebenfalls auf zwei Arten eruiert werden. Für den aktuell geöffneten Mandanten finden Sie die E-Mail-Adresse in den Einstellungen. Mit einem Klick auf den Button kann diese in die Zwischenablage kopiert werden.
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Soll die E-Mail-Adresse für einen anderen Mandanten heruntergeladen werden, kann in der Auswahlliste auf den jeweiligen Mandanten gewechselt werden. Anschliessend können Sie mit einem Rechtsklick der Maus das Kontextmenü aufrufen. Mit einem Klick auf den Eintrag wird die E-Mail-Adresse in die Zwischenablage kopiert.
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Automatische Weiterleitung einrichten
Verschiedene E-Mail Provider bieten die Möglichkeit an, dass Mails, die an eine bestimmte E-Mail-Adresse gesendet werden, automatisch an eine andere E-Mail-Adresse weitergeleitet werden. So kann zum Beispiel eine E-Mail-Adresse wie rechnungen@comatic.ch eingerichtet werden, die dann alle eingehenden E-Mails an die entsprechende DocuScan E-Mailadressse weiterleitet. Aufgrund von Sicherheitseinstellungen kann es jedoch dazu kommen, dass E-Mails nicht an eine externe E-Mail-Adresse weitergeleitet werden. In der Regel erhält der Absender der E-Mail einige Minuten nach dem Versenden eine Fehlermeldung die ungefähr so lautet:
Your email couldn't be forwarded from [E-Mailadresse] to another email address.
Bitte konsultieren Sie die Dokumentation Ihres jeweiligen E-Mail Providers, um die nötigen Einstellungen vorzunehmen bzw. zu kontrollieren. Für Microsoft365 finden Sie die entsprechende Anleitung hier.