Einstellungen

Die Einstellungen können nur aufgerufen werden, wenn der angemeldete Benutzer über “Hauptbenutzer”-Rechte für “DocuScan Einstellungen“ verfügt.

Folgende Einstellungen können in DocuScan vorgenommen werden:

Allgemein

Übersicht

Feld	Beschreibung
Archiv	Mit dieser Einstellung kann definiert werden, wie lange verarbeitete Dokumente im Archiv verbleiben. Zur Auswahl stehen 1, 2, oder 3 Monate. Zusätzlich kann ausgewählt werden, dass das Archiv überhaupt nicht verwendet wird. In diesem Fall werden Dokumente nach dem Verarbeiten direkt aus DocuScan gelöscht.
E-Mail-Adresse	Die zu diesem Mandanten gehörende E-Mail-Adresse. Mit dem Button kann die E-Mail-Adresse in die Zwischenablage kopiert werden.
Trennblatt	Mit dem Button kann das zu diesem Mandanten gehörende Trennblatt heruntergeladen werden.

Buchhaltungsbelege

Feld	Beschreibung
Zeilen erfassen	Regeln für die Verwendung der erkannten Zeilen in einem Beleg: Alle Zeilen: Es werden alle erkannten Zeilen (Details) in den Buchungsbeleg übernommen. Einzelne Zeile: Es wird eine Sammelzeile erstellt.

Feld

Beschreibung

Zeilen erfassen

Regeln für die Verwendung der erkannten Zeilen in einem Beleg:

Alle Zeilen: Es werden alle erkannten Zeilen (Details) in den Buchungsbeleg übernommen.
Einzelne Zeile: Es wird eine Sammelzeile erstellt.

Kreditoren-Rechnungen

Feld	Beschreibung
Keine Referenz	Es wird keine Referenz in die Kreditoren-Rechnung übernommen.
Positionen	Regeln für die Erkennung und Verwendung der Rechnungspositionen: Manuell: Keine Erkennung, es wird keine Position erstellt Vorlage letzte Rechnung: Es wird die Position der letzten für diesen Lieferanten erfassten Rechnung übernommen. Erkennen aus Rechnung: Es werden die aus dem Dokument erkannten Positionen übernommen.
Detail öffnen	Wenn diese Option aktiviert ist, wird das Detailformular für Kreditorenrechnungen geladen, nachdem eine Kreditorenrechnung erstellt wurde.

Feld

Beschreibung

Keine Referenz

Es wird keine Referenz in die Kreditoren-Rechnung übernommen.

Positionen

Regeln für die Erkennung und Verwendung der Rechnungspositionen:

Manuell: Keine Erkennung, es wird keine Position erstellt
Vorlage letzte Rechnung: Es wird die Position der letzten für diesen Lieferanten erfassten Rechnung übernommen.
Erkennen aus Rechnung: Es werden die aus dem Dokument erkannten Positionen übernommen.

Detail öffnen

Wenn diese Option aktiviert ist, wird das Detailformular für Kreditorenrechnungen geladen, nachdem eine Kreditorenrechnung erstellt wurde.

Berechtigungen

Damit Berechtigungen bearbeitet werden können, muss der angemeldete Benutzer mindestens über “Hauptbenutzer”-Rechte für “DocuScan Benutzer hinzufügen“ verfügen.

Damit ein Nutzer Dokumente in einen bestimmten Mandanten hochladen kann, benötigt er die passende Berechtigung für genau diesen Mandanten.

In der linken Liste sind alle Benutzer zu sehen, welche noch keine Berechtigung zum Hochladen von Dokumenten im aktuellen Mandanten besitzen. In der Liste rechts davon sind alle Benutzer ersichtlich, die bereits berechtigt sind, Dokumente in den Mandanten hochzuladen.

Berechtigung erteilen

Soll ein Benutzer neu die Möglichkeit haben, Dokumente hochzuladen kann dieser markiert werden und mit einem Klick auf den Button > wird er berechtigt. Somit kann dieser Benutzer via App Dokumente in diesen Mandanten hochladen.

Berechtigung entfernen

Damit ein Benutzer keine Dokumente mehr hochladen kann muss dieser in der rechten Liste ausgewählt werden. Mit einem Klick auf den Button < wird dieser entfernt.

Neuer Benutzer erfassen

Existiert der Benutzer noch nicht, kann mit einem Klick auf den Button “Neuer Benutzer” ein solcher erstellt werden. Es ist dabei lediglich der Vor- und Nachname sowie die E-Mail-Adresse nötig.

✅Neuer Benutzer hinzufügen
Bitte fragen Sie beim jeweiligen Benutzer nach, ob allenfalls bereits ein Comatic Account besteht, und verwenden Sie diese E-Mail-Adresse. Die gleiche E-Mail-Adresse kann für verschiedene Mandanten verwendet werden.