DocuScan nutzen

In der DocuScan Übersicht werden für jeden Mandanten, auf den Sie Zugriff haben, die jeweiligen Dokumente angezeigt. Die Dokumentenliste wird aktualisiert, sobald Sie das Übersichtsfenster gestartet haben. Es werden alle Meta-Daten der Dokumente, die seit dem letzten Start hochgeladen wurden, in den Mandanten geladen.

Die Dokumente sind in die beiden Register Offen (Posteingang) und Bearbeitet (Archiv) unterteilt. Die Dokumente sind ebenfalls nach Typ geordnet. Die Dokumente im Archivordner werden zusätzlich noch nach Monaten gruppiert.

Register Offen

In diesem Register werden alle Belege angezeigt, die noch nicht verarbeitet wurden. Je nach Dokumententyp sind unterschiedliche Aktionen möglich bzw. beim Verarbeiten der Dokumente werden unterschiedliche Dialoge angezeigt.

Register Bearbeitet

Nach dem Verarbeiten der Dokumente werden diese automatisch in das Archiv (Register Bearbeitet) verschoben. Je nach Einstellung werden die Dokumente unterschiedlich lang aufbewahrt.

❌ Dokumente aus dem Archiv löschen
Wurde ein Dokument verarbeitet (zum Beispiel einer Mitarbeiter-Adresse zugewiesen) wird es in das Archiv verschoben. Wird nun das Dokument im DocuScan Archiv gelöscht, wird das Dokument bei der Mitarbeiter-Adresse nicht gelöscht. Das Löschen von archivierten Dokumenten hat keinen Einfluss auf andere Belege in Comatic.

💡 Archiv bereinigen
Beim Start von Comatic wird nur jeweils das Archiv des aktuellen Mandanten bereinigt. Je nach Einstellungen verbleiben die Dokumente zwischen 1 bis maximal 3 Monate im Archiv. Sofern das Archiv deaktiviert wurde, werden die Dokumente nach dem Verarbeiten direkt gelöscht.

Dokument-Typ

Die vorhandenen Dokumente werden in die folgenden vier Dokumententypen unterteilt:

Symbol	Typ	Beschreibung
	Allgemeine Dokumente	Allgemeine Dokumente können entweder in die Dokumentenverwaltung aufgenommen oder einer Adresse zugeordnet werden.
	Persönliche Dokumente	Persönliche Dokumente können einem Mitarbeiter zugeordnet werden. Die Dokumente werden auf der Registerkarte "Vertrauliche Dokumente" im Modul Personal gespeichert. Persönliche Dokumente können zum Beispiel Arztzeugnisse oder Anstellungsverträge sein.
	Buchhaltungsbelege	Buchhaltungsbelege sind Dokumente, mit denen Sie eine Fibu-Buchung erstellen können. Buchhaltungsbelege sind zum Beispiel Kreditkarten- oder Kassenbelege.
	Kreditoren	Dokumente vom Typ Kreditoren werden für Belege erstellt, die als Kreditorenrechnungen im System weiterverarbeitet werden sollen. Je nach Einstellung wird der Gesamtbetrag der Rechnung als Einzelposition in der Rechnung erfasst oder, falls von der KI erkannt, werden die einzelnen Positionen erfasst.

Dokument-Status

Ein Dokument kann sich in unterschiedlichen Status befinden. Folgende Status kann ein Dokument haben:

Symbol	Beschreibung
	Das Dokument wird auf Viren und andere schädliche Inhalte überprüft
	Das Dokument wird durch die KI analysiert
	Das Dokument enthält Schadcode und kann nicht verarbeitet werden
	Allgemeines Dokument (bereit zum Verarbeiten)
	Persönliches Dokument (bereit zum Verarbeiten)
	Buchhaltungsbeleg (bereit zum Verarbeiten)
	Buchhaltungsbeleg (KI-Erkennung fehlgeschlagen, bereit zum Verarbeiten)
	Kreditor (bereit zum Verarbeiten)
	Kreditor (KI-Erkennung fehlgeschlagen, bereit zum Verarbeiten)

💡 Dokumente in der Vorschau anzeigen
Solange das Dokument noch nicht zur Verarbeitung bereit ist, wird es in der Dokumentenvorschau nicht angezeigt.

Je nach Auslastung des Systems kann es 1 - 2 Minuten dauern, bis ein Dokument vom Status "Nicht bereit" in den Status "Bereit" wechselt. Um den Status zu aktualisieren, muss die Dokumentenliste aktualisiert werden.

Funktionen

Button	Beschreibung
	Belegverarbeitung starten
	Soll die Dokumentenliste während dem Arbeiten aktualisiert werden, muss der Benutzer auf den Button klicken. Bei diesem Vorgang werden alle Meta-Daten, die diesem Mandanten zugeordnet sind, heruntergeladen. Dabei spielt es keine Rolle, wer ein Dokument hochgeladen hat. Es ist also nicht möglich, Dokumente zu erfassen, die dann nur von dem entsprechenden Benutzer heruntergeladen werden können.
	Dokument importieren. Weitere Infos finden Sie hier.
	Dokument exportieren. Jedes Dokument kann exportiert werden, sobald die Vorschau verfügbar ist. Der gewünschte Speicherort und der Name des Dokuments müssen angegeben werden. Wenn ein Dokument exportiert wird, wird es nicht in DocuScan gelöscht.
	Dokument löschen. Ein Dokument kann aus DocuScan gelöscht werden, sobald die Vorschau verfügbar ist. Einzige Ausnahme sind Dokumenten, bei denen Schadcode festgestellt wurde. Wird ein verarbeitetes Dokument (Archiv) aus DocuScan gelöscht, wird das jeweilige Dokument beim Beleg bzw. bei der Adresse nicht gelöscht.
Dokumenttyp ändern	Je nach Berechtigung und Status des Dokuments kann der Dokumenttyp geändert werden. Dabei wird unter Umständen die KI-Analyse angestossen (Dokumenttyp ändern zu Buchhaltungsbeleg oder Kreditor).

FAQ

Kann ich Rechnungen per E-Mail an DocuScan senden?

Ja, Sie können Rechnungen per E-Mail an DocuScan senden.

Was ist der Unterschied zwischen Meta-Daten und einem Dokument?

Bei den sogenannten Meta-Daten handelt es sich um Informationen zu einem Dokument wie zum Beispiel den Namen, die Dateigrösse, der Benutzername des Users, welcher das Dokument hochgeladen hat oder das Datum, wann das Dokument hochgeladen wurde. Die eigentliche PDF-Datei wird im Folgenden mit dem Begriff PDF-Dokument bezeichnet. Das PDF-Dokument wird erst heruntergeladen, wenn es im Vorschaufenster angezeigt werden soll.

Warum werden nicht alle Mandanten angezeigt?

Es können nur in den Versionen Pro und Treuhand mehrere Mandanten angezeigt werden. In der Standard-Version werden jeweils nur die Dokumente des aktuellen Mandanten angezeigt.

An welche Adresse soll ich meine Rechnungen per E-Mail senden? Wo finde ich diese?

Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Namen des Mandanten in C7 DocuScan. Für den aktuell geöffneten Mandanten finden Sie die E-Mail-Adresse auch in den Einstellungen.

Welche Dokumenttypen werden beim Versand per E-Mail unterstützt?

Es werden nur Kreditoren-Rechnungen unterstützt.

Welche Anforderungen gelten für E-Mail-Anhänge?

Es werden nur PDF-Anhänge akzeptiert, andere Anhänge werden ignoriert.

Der E-Mail-Text und der Betreff werden nicht verwendet.
Die maximale E-Mail-Grösse beträgt 20 MB.
Wenn mehrere PDFs angehängt werden, werden sie zu einem Dokument zusammengefasst.
Um Rechnungen mehreren Mandanten zuzuweisen, muss vor jeder Rechnung in der angehängten PDF-Datei ein mandantenspezifisches Trennblatt eingefügt werden.

Wie werden PDF-Anhänge zusammengeführt, wenn ich mehrere Dateien sende?

Anhänge werden in der Reihenfolge zusammengefasst, in der sie der E-Mail hinzugefügt werden. Das resultierende Dokument erhält den Namen der ersten angehängten Datei.

Was ist ein Trennblatt und wie verwende ich es?

Ein Trennblatt hilft bei der Zuordnung von Rechnungen zu bestimmten Mandanten, wenn in einem Dokument Rechnungen für verschiedene Mandanten mitgesendet werden.

Wo finde ich das mandantenspezifische Trennblatt?

Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Auswahlliste, in welcher der gewünschte Mandant ausgewählt ist. Für den aktuell geöffneten Mandanten finden Sie das Trennblatt auch in den Einstellungen.

Wann muss ich ein SplitSheet verwenden?

Wenn Sie mehrere Rechnungen in einer PDF-Datei senden möchten.
Wenn Sie Rechnungen auf mehrere Mandanten verteilen müssen.

Bestimmt die E-Mail-Adresse oder das Trennblatt den Mandanten?

Wenn kein Trennblatt vorhanden ist, bestimmt die E-Mail-Adresse zu welchem Mandanten das Dokument zugeordnet wird. Ist ein Trennblatt vorhanden, wird anhand dessen die Zuordnung vorgenommen.

Was passiert, wenn meine E-Mail nicht den Anforderungen entspricht?

E-Mails ohne gültige PDF-Anhänge werden ignoriert.
Wenn ein PDF mit einem Trennblatt beginnt, aber danach keinen Inhalt mehr hat, wird das Dokument ignoriert.
Wenn aufeinanderfolgende Trennblätter ohne Rechnungen dazwischen erscheinen, wird das letzte Trennblatt verwendet, um den Mandanten für die folgende Rechnung zu bestimmen.

Was passiert, wenn mein Dokument nicht mit einem Trennblatt beginnt, aber später eines enthält?

Das gesamte Dokument wird ignoriert.

Wie werden die resultierenden Dokumente in DocuScan benannt?

Der Dokumentname entspricht dem Dateinamen der ersten angehängten PDF-Datei.

Was soll ich tun, wenn mein Buchhalter das Dokument, das ich per E-Mail gesendet habe, nicht in DocuScan finden kann?

Vergewissern Sie sich, dass Sie die E-Mail an die richtige E-Mail-Adresse gesendet haben.
Stellen Sie sicher, dass Ihre E-Mail und Anhänge die oben genannten Anforderungen erfüllen, und senden Sie sie bei Bedarf erneut.
Überprüfen Sie, ob Sie eine Benachrichtigung über einen Zustellungsfehler erhalten haben. Wenn ja, versuchen Sie, das Dokument erneut zu senden.
Wenn das Problem weiterhin besteht, wenden Sie sich an den Support.

Was soll ich tun, wenn ich eine Fehlermeldung erhalte oder mein Dokument nicht verarbeitet wird?

Überprüfen Sie Ihren Posteingang auf Zustellungsfehlermeldungen.
Stellen Sie sicher, dass die Anhänge die Format- und Grössenanforderungen erfüllen.

Wenn das Problem weiterhin besteht, wenden Sie sich mit der Fehlermeldung oder der Benachrichtigung über den Zustellungsfehler an den Support.

Erhalte ich eine Bestätigung, wenn meine E-Mail angenommen oder abgelehnt wird?

Nein, derzeit gibt es keine Bestätigung, ob DocuScan Dokumente angenommen oder abgelehnt hat.