Budget und Archiv

Im Menü Hauptbuch > Budget und Archiv können Sie alle Budget- und Archivzahlen eines Mandanten verwalten.

Archiv

Die Archivzahlen werden beim Erstellen der Eingangsbilanz generiert und dienen vor allem der Performance bei der Generierung von Statistiken. In der Gesamtrechnung sind diese Archivzahlen gut ersichtlich. Bei einem Jahresvergleich wird beim Vorjahr automatisch die Checkbox "Archiv" bei der Datenquelle angewählt.

ℹ️ Hinweis

Wenn der Mandant neu erstellt wurde, müssen die Archivzahlen manuell erfasst werden und die Monatsaufteilung wird gemäss der erfassten Verteilung (%) gemacht.

Wurden im Nachhinein Buchungen im Vorjahr vorgenommen und die Eingangsbilanz manuell korrigiert, führt dies dazu, dass die Archivzahlen eine Differenz zur effektiven Schlussbilanz aufweisen. In diesem Fall können die Zahlen im Archiv direkt neu aufbereitet werden. Die Archivzahlen können manuell überschrieben werden, um Tippfehler zu vermeiden und allfällige Buchungsfehler sichtbar bleiben, ist die automatische Generierung via Eingangsbilanz zu empfehlen.

Archivzahlen manuell aufbereiten

Stellen Sie die Auswahl auf "Archiv" und wählen Sie das entsprechende Geschäftsjahr aus. Mit dem Button werden sämtliche Zahlen der gewählten Periode gelöscht. Das Archiv ist somit für das gewählte Geschäftsjahr leer. Mit dem Button werden die Zahlen gemäss den effektiven Buchungs-Saldi neu gebildet und in das Archiv geschrieben. Dadurch werden allfällige Korrekturen im Vorjahr berücksichtigt.

Archivzahlen automatisch aufbereiten

Bei der Erstellung der Eingangsbilanz haben Sie die Checkbox "Vorjahreszahlen aufbereiten". Ist die Checkbox gesetzt, werden allfällige vorhandene Archivzahlen der gewählten Periode gelöscht und das Archiv neu geschrieben.

Budget

Wenn das Budget eingegeben werden soll, muss der Radio-Button auf "Budget" stehen und das gewünschte Geschäftsjahr ausgewählt werden.

Das Budget kann pro Konto und Kostenstelle eingegeben werden. Die beiden Register Kontensicht und Kostenstellensicht führen die Liste unten entsprechend auf: Bei der Kontensicht sind sämtliche Aufwands- und Ertragskonten links aufgeführt, bei der Kostenstellensicht die Kostenstellen. Entsprechend können entweder die Kostenstellen oder die Konten über den Spalten selektiert werden.

Die Gewichtung des Budgets erfolgt standardmässig linear. Mit dem Button "Linear" kann die Gewichtung nach Mutation wieder auf linear, das heisst 8.333% pro Monat, zurückgestellt werden. Wird die Gewichtung geändert wird im Monat Dezember automatisch die Differenz auf 100% berechnet. Entsprechend können auch nur die Monate Januar bis November eingegeben werden.

Mit dem Button "Neu rechn." () wird das Budget im Hintergrund gemäss der Gewichtung auf die Monate verteilt. Das Ergebnis ist in der Erfolgsrechnung ersichtlich.