Zahlungen

Mit dem Kreditoren-Zahlungslauf bezahlen Sie die freigegebenen Kreditoren-Rechnungen zum gewünschten Valuta-Datum. Comatic erstellt Ihnen mit dem Zahlungsauftrag eine Zahlungsdatei für die Bank, damit Sie alle Zahlungen unkompliziert ins E-Banking hochladen können.

Kreditoren-Zahlungslauf durchführen: So einfach funktioniert’s

Voraussetzungen für den Zahlungslauf

Nur Rechnungen mit dem Status "Visiert" stehen zur Auswahl im Zahlungslauf bereit. Rechnungen mit dem Status "Warten", "Fehler" oder "Erfasst" werden hier nicht berücksichtigt.

Schritt 1: Start

Navigieren Sie ins Menü Kreditoren > Zahlungen.

Schritt 2: Parameter festlegen und Rechnungen selektieren

Bevor das System die zu bezahlenden Rechnungen vorschlägt, definieren Sie die Rahmenbedingungen:

Grundeinstellungen

1. Geldkonto auswählen: Wählen Sie im Feld "Konto" das Geldkonto (z.B. Bank oder Post), das mit den Zahlungen belastet werden soll. Der aktuelle Saldo dieses Kontos wird daneben zur Kontrolle angezeigt.

2. Valuta festlegen: Mit dem "Valuta"-Datum bestimmen Sie, wann die Zahlungen ausgeführt, d.h. dem Begünstigten gutgeschrieben, werden sollen.

3. Fälligkeit definieren: Das Datum "Fällig bis" steuert die automatische Auswahl der Rechnungen.

✅ Tipp

Berücksichtigen Sie hierbei den Zeitpunkt des nächsten Zahlungslaufs, um sicherzustellen, dass die Kreditoren ihr Geld fristgerecht erhalten.

Automatische Auswahl und Optimierung

• Das System wählt automatisch alle Rechnungen aus, deren Fälligkeit vor oder am angegebenen Datum "Fällig bis" liegt.

• Skonto: Wurden Kreditoren-Rechnungen mit Skonto-Konditionen erfasst und die entsprechende Skontofrist liegt innerhalb des Datums "Fällig bis", berücksichtigt das System dies automatisch und zieht den Skontobetrag ab.

Selektion einschränken (Optional)

Zur weiteren Einschränkung der angezeigten Kreditoren-Belege können Sie die Felder "Rayon" und "Währung" nutzen.

Schritt 3: Rechnungen prüfen und bearbeiten

Nach der automatischen Selektion durch das System erhalten Sie eine Übersicht der vorgeschlagenen Zahlungen.

Überprüfung der Selektion

• Die Spalte "OK" zeigt an, welche Rechnungen momentan im Zahlungslauf enthalten sind.

• Die Tabelle oberhalb fasst die Beträge pro Währung zusammen.

• Gesamttotal: Um das Gesamttotal des aktuellen Zahlungslaufs in Ihrer Leitwährung zu sehen, werden die Währungssummen umgerechnet und unter der Spalte "Buchbetrag" aufgeführt.

Manuelle Anpassung

Sie können die vom System getroffene Auswahl in der Spalte "OK" manuell anpassen, indem Sie Häkchen setzen oder entfernen.

⚠️  Wichtig - Besondere Fälle (Gutschriften)

Wenn die Auswahl von Gutschriften zusammen mit offenen Rechnungen desselben Kreditors zu einem negativen Saldo (Guthaben zugunsten des Kreditors) führen würde, wird dies von Comatic erkannt. In diesem Fall werden die Positionen nicht in den Zahlungslauf aufgenommen, auch wenn eine Rechnung eigentlich fällig wäre. Dies verhindert eine irrtümliche Überzahlung.

Schritt 4: Avisierung (Optional)

Möchten Sie eine Avisierung an den Zahlungsempfänger schicken, stehen Ihnen folgende Möglichkeiten zur Verfügung:

ℹ️ Hinweis

Werden in Comatic mehrere Rechnungen desselben Kreditors gezahlt, erhält der Kreditor diese als einzelne Zahlungen, insofern jede Rechnung mit einer entsprechenden QR, oder Zahlungsverbindung hinterlegt ist. Sobald aber eine Gutschrift oder eine Teil- bzw. Akontozahlungen dabei ist, erhält der Empfänger nur einen Betrag. Eine Avisierung wäre also in diesem Fall von Vorteil.

Schritt 5: Zahlungsauftrag erstellen und verbuchen

Nachdem Sie die Rechnungen geprüft und die Auswahl in der Spalte "OK" finalisiert haben, folgt die Erstellung und die Verbuchung des Zahlungsauftrags.

Zahlungsdatei generieren

1. Drucken des Zahlungsauftrags: Lösen Sie die Funktion zum Erstellen/Drucken des Zahlungsauftrags aus. Dadurch wird die Datei für das E-Banking generiert Standardpfad: ../Doc/Telebanking/DTA . Die Datei wird gemäss der Einstellung in den Firmeneinstellungen automatisch benannt (z.B. die ersten drei Buchstaben des Firmennamens gefolgt von der Auftragsnummer).

2. Verarbeitung der Zahlungen (Offline-Modus)

• Nachdem der Zahlungsauftrag gedruckt wurde, fragt Comatic: "Ist die Verarbeitung korrekt und der Zahlungsauftrag kann verbucht werden?"

• Bestätigung mit "Ja": Die Zahlungen werden definitiv in der Finanzbuchhaltung als bezahlt verbucht.

• Antwort mit "Nein": Comatic bricht die Verarbeitung ab. Es erfolgt keine Verbuchung, und die Rechnungen bleiben auf dem Status "Visiert".

Übermittlung via E-Banking (Online-Modus)

Wenn das Belastungskonto im System für das E-Banking vorbereitet wurde (siehe Tipp unten), erscheint nach dem Druck des Auftrags eine zusätzliche Abfrage:

1. Übermittlungsfrage: Es erscheint die Frage: "Möchten Sie den Zahlungsauftrag jetzt übermitteln?"

2. Bestätigung mit "Ja":

   • Comatic öffnet den Standard-Webbrowser (meist Firefox) und ruft die im Kontenstamm hinterlegte Login-Adresse Ihrer Bank auf.

   • Sobald Sie den Browser schliessen, fragt Comatic erneut nach der Bestätigung der Verarbeitung, um die Zahlungen in der Finanzbuchhaltung definitiv zu verbuchen.

3. Übermittlung der Datei: Laden Sie die generierte Zahlungsdatei (DTA- oder pain-Datei) im E-Banking hoch und führen Sie die Zahlung dort aus.

ℹ️ Hinweis - E-Banking-Vorbereitung (Stammdaten)

Um die automatische Weiterleitung und korrekte Generierung der Zahlungsdatei zu ermöglichen, müssen Sie Ihre Konten unter Stammdaten > Konten vorbereiten:

• Erfassen Sie die Internet-Adresse (URL) Ihres Geldinstitutes im entsprechenden Feld.

• Erfassen Sie Ihre eigene Kontonummer im Feld "IBAN" und die Clearingnummer (BIC) im Feld "BIC".

✅ Tipp - Verbuchung in der Vergangenheit

Wenn Sie Zahlungen verbuchen möchten, die bereits in der Vergangenheit bezahlt wurden, und Sie mit der E-Banking-Funktion arbeiten:

• Beantworten Sie die Frage zur Übermittlung trotzdem mit "Ja".

• Sobald der Internet-Browser aufgeht, schliessen Sie diesen sofort wieder, ohne die DTA-Datei zu übermitteln. Die anschliessende Bestätigung der Verarbeitung verbucht die Zahlungen wie gewünscht.