Erste Schritte

Registrieren und Anmelden

1. Einladung erhalten und Konto einrichten

Ihr Mandant schickt Ihnen eine E-Mail mit einer Einladung, DocuScan zu nutzen.
Öffnen Sie die E-Mail.
Klicken Sie auf den Button zur Registrierung. Dieser führt Sie zu einer Seite, auf der Sie Ihre Daten überprüfen können.
- Stellen Sie sicher, dass alle Angaben korrekt sind.
- Ergänzen Sie fehlende Informationen.
Erstellen Sie ein sicheres Passwort.

2. Comatic One (Mobile App) herunterladen

Öffnen Sie den App Store (iOS) auf Ihrem iPhone oder den Play Store (Android) auf Ihrem Android-Gerät.
Suchen Sie nach "Comatic One".
Tippen Sie auf "Installieren" (oder "Herunterladen"), um die App herunterzuladen und zu installieren.

3. In DocuScan anmelden

Öffnen Sie Comatic One (Mobile App).
Geben Sie Ihre E-Mail-Adresse und Ihr Passwort ein.
Tippen Sie auf "Anmelden".
(Optional: Nur falls Sie für mehrere Mandanten arbeiten) Wählen Sie den Mandanten aus, für den Sie Dokumente hochladen möchten.

4.Mandantenwechsel in Comatic One (Mobile App)

Tippen Sie auf das Menü-Symbol (Drei horizontale Linien) in der App. Dieses befindet sich oben links in der Ecke des Bildschirms.
Im geöffneten Menü sehen Sie oben im Header dieses Icon. Tippen Sie auf dieses Icon.
Nach dem Tippen auf das Icon öffnet sich eine Liste aller Mandanten, auf die Sie Zugriff haben.
Tippen Sie in der Liste auf den Mandanten, zu dem Sie wechseln möchten. Die App meldet Sie nun bei diesem Mandanten an.
Um zu überprüfen, welcher Mandant aktuell aktiv ist, öffnen Sie erneut das Menü. Direkt unter Ihrem Benutzernamen wird der Name des aktuell aktiven Mandanten angezeigt.

Dokument hochladen mit DocuScan

1. DocuScan öffnen und Mandanten auswählen

Öffnen Sie Comatic One (Mobile App).
Melden Sie sich mit Ihrer E-Mail-Adresse und Ihrem Passwort an.
Wählen Sie den Mandanten aus, für den Sie das Dokument hochladen möchten.
Sie gelangen zur Dokumentenübersicht.

2. Dokument hinzufügen

Tippen Sie auf das grüne Plus-Symbol unten rechts in der App.
Wählen Sie die Quelle für Ihr Dokument: Kamera, Galerie oder Dokument.

2.1. Dokument mit der Kamera erfassen

Kamera auswählen: Die Kamera Ihres Smartphones wird aktiviert.
Dokument ausrichten: Richten Sie die Kamera auf das Dokument. Halten Sie das Smartphone möglichst gerade über dem Dokument.
Blauer Rahmen: Ein blauer Rahmen erscheint um das Dokument, sobald es erkannt wurde. Positionieren Sie die Kamera so, dass der Rahmen das gesamte Dokument umfasst.
- Tipp: Sie können den Rahmen manuell anpassen, falls das Dokument nicht korrekt erkannt wird.
Foto aufnehmen: Tippen Sie auf den Auslöser, um ein Foto aufzunehmen.
Vorschau: Das aufgenommene Dokument wird in der Vorschau angezeigt.
Mehrere Seiten hinzufügen: Wenn Ihr Dokument mehrere Seiten hat (z.B. eine mehrseitige Rechnung), tippen Sie auf das Plus-Symbol unter der Vorschau, um weitere Seiten zu fotografieren.
❌ WICHTIG
"Mehrere Seiten" bezieht sich auf ein einzelnes Dokument mit mehreren Seiten, nicht auf mehrere separate Dokumente.
Fertig: Wenn alle Seiten erfasst sind und gut lesbar sind, tippen Sie auf "Fertig".

2.2.Dokument aus der Galerie auswählen

Galerie auswählen: Ihre Fotogalerie wird geöffnet.
Dokument auswählen: Wählen Sie das Dokument aus, das Sie hochladen möchten.
Mehrere Seiten auswählen: Wenn Ihr Dokument mehrere Seiten hat, wählen Sie alle zugehörigen Bilder aus.
❌ WICHTIG
"Mehrere Seiten" bezieht sich auf ein einzelnes Dokument mit mehreren Seiten, nicht auf mehrere separate Dokumente.
Hinzufügen: Tippen Sie auf "Hinzufügen".

2.3. Dokument aus dem Dokumentenordner auswählen

Dokument auswählen: Der Dokumentenordner Ihres Smartphones wird geöffnet.
Datei auswählen: Suchen Sie das Dokument, das Sie hochladen möchten, und tippen Sie darauf.

Dokumenttyp auswählen in DocuScan

1. Warum den Dokumenttyp festlegen?

Um Ihre Dokumente in der Buchhaltung korrekt zuordnen und verwalten zu können, müssen Sie den passenden Dokumenttyp auswählen.

1.1. Verfügbare Dokumenttypen

DocuScan bietet folgende Dokumenttypen zur Auswahl:

Kreditorenrechnung:
Eine Rechnung, die eine finanzielle Verpflichtung gegenüber einem Lieferanten dokumentiert (z.B. eine Rechnung für Büromaterial).
Buchungsbeleg:
Ein Beleg, der eine finanzielle Transaktion nachweist (z.B. ein Kassenbon, ein Kreditkartenbeleg).
Vertrauliches Dokument:
Ein Dokument mit personenbezogenen Daten (z.B. Arbeitsvertrag, Lohnabrechnung, Arztzeugnis, Stundenrapport).
Allgemeines Dokument:
Ein Dokument, das keiner der oben genannten Kategorien zugeordnet werden kann (z.B. ein Versicherungsdokument).

2. Dokumenttyp auswählen

Typ auswählen: Klicken Sie auf den Dokumenttyp, der am besten zu Ihrem Dokument passt.
Bestätigung: Der ausgewählte Dokumenttyp wird oben angezeigt.
Typ ändern: Wenn Sie den Dokumenttyp ändern möchten, klicken Sie auf den angezeigten Typ und wählen Sie einen anderen aus.

Dokumente mit Attributen versehen

1. Dokumentattribute: Informationen hinzufügen

Nachdem Sie den Dokumenttyp ausgewählt haben, können Sie Ihrem Dokument weitere Informationen hinzufügen, um die Organisation und Bearbeitung zu erleichtern.

2. Dokumentname

Standardname: DocuScan vergibt automatisch einen Standardnamen “Dokument“ für Ihr Dokument. Wenn das Dokument bereits einen Namen hat, wird dieser verwendet.
Name anpassen: Sie können den Namen jederzeit ändern, um ihn aussagekräftiger zu gestalten (z.B. "Rechnung_Büromaterial_Januar").

3. Anmerkungen

Hinweise für die Buchhaltung: Fügen Sie Anmerkungen hinzu, die für die Buchhaltung relevant sind (z.B. "Bitte auf Kostenstelle 1234 buchen", "bezahlt am 15.01.2024").
Klicken Sie auf das Hexagon mit dem Pfeil unten rechts, um zum letzten Schritt zu gelangen.

Dokument hochladen – Finale Prüfung

1. Vorschau: Alles im Blick

Bevor Sie Ihr Dokument endgültig hochladen, können Sie es in der Vorschau noch einmal überprüfen.

Vollständigkeit: Stellen Sie sicher, dass alle Seiten des Dokuments vorhanden und gut lesbar sind.
Korrektheit: Überprüfen Sie, ob es sich um das richtige Dokument handelt.

2. Dokument hochladen

Upload starten: Klicken Sie auf das Hexagon mit dem Haken unten rechts, um den Upload zu starten.

3. Fertig!

Herzlichen Glückwunsch! Sie haben Ihr Dokument erfolgreich in DocuScan hochgeladen.

Dokumente in der DocuScan Übersicht filtern

Nach dem Einloggen in Comatic One (Mobile App) gelangen Sie automatisch zur DocuScan Übersicht. Hier können Sie die hochgeladenen Dokumente nach ihrem Verarbeitungsstatus filtern. Dies ermöglicht Ihnen, schnell zwischen Dokumenten zu unterscheiden, die noch bearbeitet werden müssen ("Offen") und solchen, die bereits in Comatic 7 verarbeitet wurden ("Verarbeitet").

1. Comatic One (Mobile App) öffnen und anmelden

Öffnen Sie Comatic One (Mobile App).
Geben Sie Ihre Anmeldedaten (E-Mail-Adresse und Passwort) ein und tippen Sie auf "Anmelden".
Sie werden automatisch zur DocuScan Übersicht weitergeleitet.

2. Filter-Button finden

Die DocuScan-Übersicht bietet einen Filter, mit dem Sie die Liste der hochgeladenen Dokumente nach ihrem Verarbeitungsstatus filtern können. Wählen Sie zwischen „Offen“ und „Verarbeitet“ .

3. Status auswählen

Offen: Wählen Sie diese Option, um alle Dokumente anzuzeigen, die noch nicht in Comatic 7 verarbeitet wurden. Diese Dokumente wurden zwar in DocuScan hochgeladen, aber die entsprechenden Datensätze (z.B. Rechnungen, Belege) wurden noch nicht im Comatic 7 erstellt. Die Verarbeitung dieser Dokumente steht also noch aus.
Verarbeitet: Wählen Sie diese Option, um alle Dokumente anzuzeigen, die bereits in Comatic 7 verarbeitet wurden. Das bedeutet, dass aus dem hochgeladenen Scan ein entsprechender Datensatz im Comatic 7 erstellt wurde. Beispiel: Wenn Sie einen Scan einer Kreditorenrechnung hochgeladen haben und dieser Status "Verarbeitet" hat, bedeutet dies, dass aus diesem Scan bereits eine Kreditorenrechnung im Comatic 7 erzeugt wurde.