DocuScan nutzen

DocuScan nutzen

Sobald das Übersichtsfenster gestartet wird, wird die Dokumentenliste aktualisiert. Es werden alle Meta-Daten der Dokumente, die seit dem letzten Start hochgeladen wurden, in den Mandanten geladen.

❔Unterschied zwischen Meta-Daten und Dokument

Bei den sogenannten Meta-Daten handelt es sich um Informationen zu einem Dokument wie zum Beispiel den Namen, die Dateigrösse, der Benutzername des Users, welcher das Dokument hochgeladen hat oder das Datum, wann das Dokument hochgeladen wurde. Die eigentliche PDF-Datei wird im Folgenden mit dem Begriff PDF-Dokument bezeichnet. Das PDF-Dokument wird erst heruntergeladen, wenn es im Vorschaufenster angezeigt werden soll.

Dokumentenliste aktualisieren

Soll die Dokumentenliste während dem Arbeiten aktualisiert werden, muss der Benutzer auf die Schaltfläche „Aktualisieren“ klicken. Bei diesem Vorgang werden alle Meta-Daten, die diesem Mandanten zugeordnet sind, heruntergeladen. Dabei spielt es keine Rolle, wer ein Dokument hochgeladen hat. Es ist also nicht möglich, Dokumente zu erfassen, die dann nur von dem entsprechenden Benutzer heruntergeladen werden können.

Dokument-Status

Dokumente können verschiedene Stati haben. Für allgemeine und vertrauliche Dokumente gibt es nur den Status „Bereit“. Dieser wird mit dem Symbol

dargestellt. Dokumente vom Typ Buchungsbeleg oder Lieferantenrechnungen können auch den Status „Nicht bereit“ haben. Das Symbol

wird für diesen Status verwendet. Dokumente mit dem Status „Nicht bereit“ können weder in der Vorschau angezeigt noch bearbeitet werden. Dieser Status bezieht sich auf Dokumente, die noch nicht von der KI verarbeitet wurden und deren extrahierte Daten daher noch nicht verfügbar sind. Je nach Auslastung des Systems kann es 1 - 2 Minuten dauern, bis ein Dokument vom Status „Nicht bereit“ in den Status „Bereit“ wechselt. Um den Status zu aktualisieren, muss die Dokumentenliste aktualisiert werden.

Dokumente verarbeiten

Kontextmenü

Alle Funktionen, die für Dokumente zur Verfügung stehen, können über das Kontextmenü auf dem entsprechenden Dokument aufgerufen werden. Alternativ kann die Standardaktion für ein Dokument mit Hilfe des Buttons “Verarbeiten“ ausgelöst werden.

Exportieren

Jedes Dokument kann exportiert werden. Der gewünschte Speicherort und der Name des Dokuments müssen angegeben werden. Wenn ein Dokument exportiert wird, wird es nicht in DocuScan gelöscht.

Löschen

Dokumente können aus DocuScan gelöscht werden. Wird ein verarbeitetes Dokument (Archiv) aus DocuScan gelöscht, wird das jeweilige Dokument beim Beleg bzw. bei der Adresse nicht gelöscht.

Speichern in der Dokumentenablage

Ein Dokument kann der allgemeinen Dokumentenablage oder einer Adresse hinzugefügt werden.

In dem daraufhin angezeigten Dialogfeld können Sie den gewünschten Ordner auswählen oder einen neuen Ordner erstellen.

Wird keine Adresse ausgewählt, wird das Dokument in der allgemeinen Dokumentenablage gespeichert. Wird hingegen eine Adresse ausgewählt, wird das Dokument zu dieser Adresse hinzugefügt.

Das Dokument wird in den ausgewählten Ordner kopiert. Das Dokument wird in der DocuScan-Übersicht in das Archiv verschoben.

Zu Mitarbeiter speichern

Über das Kontextmenü kann ein Dokument einem Mitarbeiter zugewiesen werden. Diese Funktion ist nur verfügbar, wenn das Modul Personal lizenziert ist und der aktuelle Benutzer über die entsprechenden Berechtigungen für das Modul verfügt.

In dem erscheinenden Dialog kann ein Mitarbeiter ausgewählt werden. Ordner können angelegt oder gelöscht werden. Das Dokument wird in den vertraulichen Dokumenten des ausgewählten Mitarbeiters gespeichert.

Nach der Zuordnung wird der Beleg in das DocuScan-Archiv verschoben.

Buchung erstellen

Für Buchhaltungsbelege kann über eine Eingabemaske direkt eine Buchung erstellt werden. Diese Funktion steht nur Benutzern zur Verfügung, die über die entsprechenden Berechtigungen im Modul Finanzbuchhaltung verfügen. Wenn das Modul Finanzbuchhaltung nicht lizenziert ist, steht diese Funktion ebenfalls nicht zur Verfügung.

In dem folgenden Dialog können alle für die Buchung relevanten Informationen eingegeben werden. Soweit möglich, werden die extrahierten Daten aus dem Dokument übernommen.

Klicken Sie auf die Schaltfläche „Verarbeiten“, um eine Fibu-Buchung zu erstellen und den Beleg zu dieser Buchung zu kopieren. Der Beleg wird in das Archiv von DocuScan verschoben. Ein Klick auf die Schaltfläche „Verarb. und nächstes“ erstellt ebenfalls eine Fibu-Buchung, kopiert das Dokument zum Beleg und lädt, falls vorhanden, den nächsten Buchhaltungsbeleg.

Mit dem Dropdown “Zeilen erfassen” können Sie wählen, ob alle erkannten Zeilen des Belegs geladen werden sollen oder ob nur eine Sammelzeile erstellt werden soll.

Verarbeitete Buchungsbelege werden in das Archiv verschoben.

Kreditorenrechnung erstellen

Für Dokumente des Typs Kreditoren-Rechnungen können die Details in eine Maske eingegeben und anschliessend eine Rechnung erstellt werden. Diese Funktion steht nur Benutzern zur Verfügung, die über die entsprechenden Berechtigungen im Modul Kreditoren verfügen. Wenn das Modul Kreditoren nicht lizenziert ist, steht diese Funktion ebenfalls nicht zur Verfügung. Das System prüft, ob alle relevanten Informationen eingegeben wurden und führt verschiedene Validierungen durch (Buchung ausserhalb des zulässigen Zeitraums, Summe der Rechnungspositionen und Gesamtbetrag usw.). Das entsprechende Formular kann über das Kontextmenü geöffnet werden.

Alle Informationen können in dem folgenden Dialog eingegeben werden. Diese Daten werden so weit wie möglich mit den extrahierten Daten vorausgefüllt.

Die gescannte PDF-Datei wird auf der linken Seite angezeigt. Mit der Symbolleiste können Sie durch das Dokument navigieren. Auf der rechten Seite können die erkannten Werte korrigiert werden.

Neue Adresse anlegen

Wenn die Adresse noch nicht bekannt ist, kann sie über die Schaltfläche „Plus“ erstellt werden. Handelt es sich um eine QR-Code-Rechnung, kann über die Schaltfläche QR-Code automatisch eine Adresse erstellt werden. Dabei werden alle verfügbaren Daten aus dem QR-Code verwendet, auch die Zahlungsangaben.

Zahlungsarten

Das System übernimmt automatisch die vom System erkannte Zahlungsmethode. Diese Zahlungsdaten werden automatisch für eine Adresse unter der Bankverbindung gespeichert. Anhand der Zahlungsart wird die Adresse beim nächsten Scan erkannt und die Rechnung zugeordnet.

Rechnungs-Positionen

Je nach Einstellung wird nur eine Position aus der letzten Rechnung zu dieser Adresse geladen oder es werden alle Positionen aus der letzten Rechnung zu dieser Adresse geladen. Ist nur eine Position vorhanden, wird der Gesamtbetrag der Rechnung automatisch in die Position übernommen. Bei mehr als einer Position wird kein Betrag übertragen. Zusätzliche Positionen können manuell hinzugefügt werden.

Bisherige Konten auswählen

Klicken Sie auf die Schaltfläche „Bisherige Konten“, um ein neues Fenster zu öffnen, in dem alle Konten und MwSt.-Codes aufgelistet werden, die zuvor in einer Kreditorenrechnung für diese Adresse verwendet wurden. Um einen oder mehrere Einträge zu übernehmen, muss das Kontrollkästchen für die jeweilige Zeile aktiviert werden. Mit der Option „Zeilen ersetzen“ werden alle vorhandenen Positionen auf der Kreditorenrechnung gelöscht und durch die ausgewählten Positionen ersetzt.

Verarbeiten

Mit der Schaltfläche „Verarbeiten“ wird eine Kreditorenrechnung gemäss den Daten in der Ansicht erstellt.

Verarb. mit Detail

Auch hier wird eine Kreditorenrechnung gemäss den Daten in der Ansicht erstellt. Allerdings wird in jedem Fall das Detail der Kreditorenrechnung geöffnet. Damit kann die Kreditoren-Rechnung weiterbearbeitet werden, wie zum Beispiel die Zuweisung zu einem Projekt vorgenommen werden.

Als bezahlt verbuchen

Ist diese Option aktiviert, wird nach dem Erstellen der Kreditorenrechnung automatisch das Fenster für das Erfassen einer Zahlung geöffnet. Damit ist es möglich, die soeben erfasste Kreditorenrechnung direkt als bezahlt zu verbuchen.

Verarb. und nächstes

Es wird eine Kreditorenrechnung erstellt und das nächste Dokument in der Liste geladen. Je nach Einstellung wird entweder das Detail zur Kreditorenrechnung oder der Dialog für das Erfassen der Zahlung geöffnet. Sofern keine der Optionen gewählt ist, wird nur die nächste Kreditorenrechnung geladen.

Wenn eine Kreditorenrechnung erstellt wird, wird der Beleg in diese neue Kreditorrechnung kopiert. In DocuScan wird das Dokument in den Archivordner verschoben.

In den Eingang verschieben

Jedes Dokument, welches im Archivordner vorhanden ist, kann zur weiteren Bearbeitung zurück in den Posteingang verschoben werden.

Ins Archiv verschieben

Ein Dokument, welches im Eingang liegt, kann direkt in das Archiv verschoben werden.

Dokumente aus Comatic 7 importieren

Ein Dokument kann über die Schaltfläche „Importieren“ in DocuScan importiert werden. Der Prozess, der dann beginnt, hängt von der Art des importierten Dokuments ab. Bei Buchhaltungsbelegen oder Kreditorenrechnungen werden die Daten mit Hilfe von KI extrahiert und sind nach kurzer Zeit verfügbar. Allgemeine und vertrauliche Dokumente stehen unmittelbar nach dem Import für die weitere Bearbeitung zur Verfügung.

Scan2Mail

Mit Scan2Mail ist es möglich, Kreditoren-Rechnungen via E-Mail an DocuScan zu senden. Folgende Varianten sind möglich:

Trennblatt

Beim Trennblatt handelt es sich um ein spezielles Dokument, mit dem eine Kreditoren-Rechnung eindeutig einem Mandanten zugewiesen werden kann. Sie können das Dokument dazu verwenden, um mehrere Kreditoren-Rechnungen zu einer Datei zusammenzufassen und per Scan2Mail an DocuScan zu senden. Das Trennblatt kann auf zwei Arten heruntergeladen werden. Für den aktuellen Mandanten kann es im Einstellungsdialog heruntergeladen werden.

Soll ein Trennblatt für einen anderen Mandanten heruntergeladen werden, kann in der Baumansicht auf die jeweilige Datenbank mit der rechten Maustaste geklickt werden und im Kontextmenu der Eintrag “Trennblatt herunterladen“ ausgewählt werden. Damit wird das Trennblatt für diesen Mandanten heruntergeladen.

E-Mail-Adresse

Die E-Mail-Adresse wird automatisch beim Erstellen des Mandanten erzeugt und kann nicht geändert werden. Sie kann ebenfalls auf zwei Arten eruiert werden. Für den aktuell geöffneten Mandanten kann die E-Mail-Adresse im Einstellungsdialog gefunden werden. Mit einem Klick auf den Button kann diese in die Zwischenablage kopiert werden.

Um die E-Mail-Adresse für einen beliebigen Mandanten in die Zwischenablage zu kopieren, kann in der Baumansicht mit der rechten Maustaste auf den gewünschten Mandanten geklickt werden. Im Kontextmenu wird die E-Mail-Adresse angezeigt. Wird auf diesen Eintrag geklickt, wird die E-Mail-Adresse in die Zwischenablage kopiert.

Automatische Weiterleitung einrichten

Verschiedene E-Mail Provider bieten die Möglichkeit an, dass Mails, die an eine bestimmte E-Mail-Adresse gesendet werden, automatisch an eine andere E-Mail-Adresse weitergeleitet werden. So kann zum Beispiel eine E-Mail-Adresse wie rechnungen@comatic.ch eingerichtet werden, die dann alle eingehenden E-Mails an die entsprechende DocuScan E-Mailadressse weiterleitet. Aufgrund von Sicherheitseinstellungen kann es jedoch dazu kommen, dass E-Mails nicht an eine externe E-Mail-Adresse weitergeleitet werden. In der Regel erhält der Absender der E-Mail einige Minuten nach dem Versenden eine Fehlermeldung die ungefähr so lautet:

Your email couldn't be forwarded from [E-Mailadresse] to another email address.

Bitte konsultieren Sie die Dokumentation Ihres jeweiligen E-Mail Providers, um die nötigen Einstellungen vorzunehmen bzw. zu kontrollieren. Für Microsoft365 finden Sie die entsprechende Anleitung hier.

FAQ