Übersicht

DocuScan Übersicht

In der Übersicht werden für jeden Mandanten, auf den Sie Zugriff haben, die jeweiligen Dokumente angezeigt. Die Dokumente sind in einen Posteingang und ein Archiv unterteilt. Die Dokumente innerhalb des Posteingangs und des Archivs sind ebenfalls nach Typ geordnet. Die Dokumente im Archivordner werden zusätzlich noch nach Monaten gruppiert.

💡 Mehrere Mandanten
Es können nur in den Versionen Pro und Treuhand mehrere Mandanten angezeigt werden. In der Standard-Version werden jeweils nur die Dokumente des aktuellen Mandanten angezeigt.

Dokumenttyp

Folgende Dokumenttypen sind vorhanden:

Typ	Beschreibung
Allgemeine Dokumente	Unter „Allgemeine Dokumente“ werden alle Dokumente angezeigt, die digitalisiert, aber nicht weiterverarbeitet werden sollen. Allgemeine Dokumente können entweder in die Dokumentenverwaltung aufgenommen oder einer Adresse zugeordnet werden. Allgemeine Dokumente, die einer Adresse zugeordnet sind, werden unter der entsprechenden Adresse abgelegt.
Vertrauliche Dokumente	Vertrauliche Dokumente sind in der Regel Dokumente, die einem Mitarbeiter zugeordnet werden müssen. Die Dokumente werden auf der Registerkarte „Vertrauliche Dokumente“ im Modul Personal gespeichert. Vertrauliche Dokumente können zum Beispiel Arztzeugnisse oder Anstellungsverträge sein.
Buchungsbelege	Buchungsbelege sind in der Regel Dokumente, mit denen Sie eine Fibu-Buchung erstellen können. Buchungsbelege sind z. B. Kreditkartenbelege oder Kassenbelege. Das Dokument wird dann zur entsprechenden Buchung gespeichert.
Kreditoren-Rechnungen	Kreditorenrechnungen werden für Belege erstellt, die als Kreditorenrechnungen gekennzeichnet sind. Je nach Einstellung wird der Gesamtbetrag der Rechnung als Einzelposition in der Rechnung erfasst oder, falls von der KI erkannt, werden die einzelnen Positionen erfasst. Auch hier wird das Dokument zum erfassten Beleg abgelegt.

Archiv

Nach dem Verarbeiten der Dokumente werden diese automatisch in das Archiv verschoben. Je nach Einstellung werden die Dokumente unterschiedlich lang aufbewahrt.

❌ Dokumente aus dem Archiv löschen
Wurde ein Dokument verarbeitet (zum Beispiel einer Mitarbeiter-Adresse zugewiesen) wird es in das Archiv verschoben. Wird nun das Dokument im DocuScan Archiv gelöscht, wird das Dokument bei der Mitarbeiter-Adresse nicht gelöscht. Das Löschen von archivierten Dokumenten hat keinen Einfluss auf andere Belege in Comatic.

Folgende Einstellungen sind verfügbar:

Einstellung	Beschreibung
Kein Archiv	Es werden keine Dokumente in das Archiv abgelegt. Sobald ein Dokument verarbeitet wurde, wird es aus DocuScan gelöscht.
1 Monat	Sobald ein Dokument verarbeitet wurde, wird es in das Archiv verschoben. Jeweils beim Start von Comatic wird das Archiv überprüft und Dokumente, die älter als 1 Monat sind, werden gelöscht.
2 Monate	Sobald ein Dokument verarbeitet wurde, wird es in das Archiv verschoben. Jeweils beim Start von Comatic wird das Archiv überprüft und Dokumente, die älter als 2 Monate sind, werden gelöscht.
3 Monate	Sobald ein Dokument verarbeitet wurde, wird es in das Archiv verschoben. Jeweils beim Start von Comatic wird das Archiv überprüft und Dokumente, die älter als 3 Monate sind, werden gelöscht.

💡 Archiv bereinigen
Beim Start von Comatic wird nur jeweils das Archiv des aktuellen Mandanten bereinigt.